Инвентаризация - важнейший элемент метода бухгалтерского учета
Работа из раздела: «
Бухгалтерский учет и аудит»
Введение.
Главными задачами бухгалтерского учета являются:
- обеспечение контроля за наличием и движением имущества,
использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в
соответствии с установленными нормами, нормативами, сметами;
- формирование полной и достоверной информации о хозяйственных
процессах и финансовых результатах деятельности организации,
необходимый для оперативного руководства и управления, а также
для использования инвесторами, поставщиками, кредиторами,
налоговыми и банковскими органами;
- выявление внутрипроизводственных резервов, их мобилизация и
эффективное использование, своевременное предупреждение
негативных явлений в хозяйственно–финансовой деятельности.
Указанные задачи решаются при ведении бухгалтерского учета с помощью
различных способов и приемов, совокупность которых называется методом
бухгалтерского учета. Он включает отдельные элементы, из которых главными
являются: документация, инвентаризация, счета, двойная запись, баланс,
отчетность, оценка и калькуляция.
В данной работе рассматривается один из важнейших элементов метода
бухгалтерского учета – инвентаризация.
Задачи инвентаризации.
Инвентаризация— способ проверки соответствия фактического наличия
имущества в натуре данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах.
Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены
в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести
необходимые уточнения и исправления.
Инвентаризация проводится в соответствии с Положением о бухгалтерском
учете и отчетности в Российской Федерации и Основными положениями по
инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных
средств и расчетов. Согласно этим документам предприятия (организации)
обязаны проводить инвентаризацию основных средств, капитальных вложений,
незавершенного капитального строительства, капитального ремонта,
незавершенного производства, товарно-материальных ценностей, денежных
средств, расчетов и других статей бухгалтерского баланса.
Инвентаризации подлежат и товарно-материальные ценности, не принадлежащие
предприятию, такие, как ценности на ответственном хранении, полученные для
переработки, арендованные основные средства и т. п., а также по каким-либо
причинам не учтенные ценности.
Основными задачами инвентаризации являются:
- выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных
ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов
незавершенного производства в натуре;
- контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных
средств путем сопоставления фактического наличия с данными
бухгалтерского учета;
- выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое
первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим
условиям и т. п.;
- выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с
целью последующей реализации;
- проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и
денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин,
оборудования и других основных средств;
- проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных
ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на
валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного
производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов
и платежей, дебиторской задолженности (расчетов с покупателями, по
векселям полученным и др.), кредиторской задолженности (поставщикам
материалов, банкам, по векселям выданным, по налогам финансовым органам
и др.) и других статей баланса.
Сроки и периодичность проведения инвентаризации.
Инвентаризации проводятся в обязательном порядке:
- при передаче имущества предприятия, учреждения в аренду;
- при выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или
муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества,
инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.
В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним
местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может
проводиться в период наименьших остатков;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи
ценностей;
- при установлении фактов краж, ограблений - немедленно при установлении
таких фактов;
- после пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) -
немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;
- при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей, если
иное не установлено в сроки, определенные соответствующими документами.
Все эти случаи обязательного проведения инвентаризации предусмотрены
Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации от 20
марта 1992 г. № 10 с последующими изменениями и дополнениями.
Принятый Закон о несостоятельности (банкротстве) предприятий также
предполагает необходимость проведения инвентаризации имущества предприятия-
должника при проведении конкурсного производства. В практике имеют место
случаи, когда происходит ликвидация предприятий без проведения
соответствующей работы по выявлению фактического наличия имущества и
обязательств. В такой ситуации проведение инвентаризации строго
обязательно.
Инвентаризация должна проводиться в конкретные сроки, установленные в
зависимости от вида и характера имущества. Эти сроки (периодичность)
предусмотрены Положением о бухгалтерском учете и отчетности Российской
Федерации:
- основных средств - не менее одного раза в два-три года, а библиотечных
фондов - не реже одного раза в пять лет;
- капитальных вложений -не менее одного раза в год перед составлением
годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;
- незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки -
перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября
отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые
соответствующими вышестоящими организациями;
- незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов - не
менее одного раза в год;
- готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед
составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного
года;
- малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в
год;
- нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;
- сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год
перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября
отчетного года;
- денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой
отчетности - не менее одного раза в месяц;
- расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим
счетам, ссудам, кредитам и т. п.) - по мере получения выписок банков, а
по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число
каждого месяца;
- расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;
- расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;
- остальных статей баланса - на первое число месяца, следующего за
отчетным годом.
Инвентаризация в зависимости от полноты охвата проверкой имущества может
быть полной и частичной. .
При полной инвентаризации проверке подлежат все виды имущества. Проводится
она обязательно в конце года перед составлением годового отчета (исключение
составляют некоторые виды имущества, упомянутые выше).
При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько
видов имущества в определенных местах хранения.
В зависимости от основания проведения инвентаризации бывают плановые и
внеплановые.
Плановые инвентаризации проводятся в соответствии с Положением о
бухгалтерском учете и отчетности и Основными положениями по инвентаризации
основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и
расчетов.
Внеплановые инвентаризации организуются по мере необходимости, в основном
внезапно.
Порядок проведения инвентаризаций.
Порядок проведения инвентаризаций на предприятии предполагает создание
постоянно действующих инвентаризационных комиссий в составе: руководителя
предприятия или его заместителя (председателя комиссии); главного
бухгалтера; начальников структурных подразделений (служб); представителей
общественности. Для непосредственного проведения инвентаризации имущества
создаются рабочие комиссии в составе: представителя руководителя
предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии);
специалистов (экономиста, работника бухгалтерской службы, инженера,
технолога, товароведа, кладовщика и др.). В состав комиссии должны
включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемое имущество,
порядок формирования цен, первичный учет.
В межинвентаризационный период на предприятиях (организациях) должны
проводиться систематически проверки и выборочные инвентаризации товарно-
материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Эти проверки и
инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками
инвентаризационных групп, состоящих в штате предприятия, или специальными
комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие
товарно-материальные ценности, бухгалтерский учет и отчетность, а также
представители общественности.
Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий,
рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий, осуществляющих проверки и
выборочные инвентаризации, утверждается приказом руководителя предприятия
(организации).
Рабочие инвентаризационные комиссии:
- осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах
хранения и производства;
- совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определении
результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету
недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в
пределах норм естественной убыли;
- вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска
товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их
сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых
ценностей;
- несут ответственность: а) за своевременность и соблюдение порядка
проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя; б) за
полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках
проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных
средств и средств в расчетах; в) за правильность указания в описи
отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт,
марка, размер, а также цены и т. п.); г) за правильность и
своевременность-оформления материалов инвентаризации в установленном
порядке.
Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо
неправильных данных о фактических остатках ценностей с цепью сокрытия
недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей
подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.
Основной задачей проверок и выборочных инвентаризаций в
межинвентаризационный период является осуществление контроля за
сохранностью товарно-материальных ценностей, выполнением правил их
хранения, соблюдением материально ответственными лицами установленного
порядка первичного учета.
Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных
комиссий вручается приказ, а председателям - контрольный пломбир. В приказе
устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению
инвентаризации. Ко дню начала снятия фактических остатков должна быть
закончена обработка всех документов по оприходованию и расходу ценностей,
проведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета
и выведены остатки на день инвентаризаций.
Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет
инвентаризационную опись.
Складские операции в период инвентаризации не производятся; заведующий
складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада
записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию
организации.
Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-
материальных ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана:
опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения
ценностей, имеющие отдельные входы и выходы; проверить исправность всех
весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;
получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных
документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности
подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной
комиссии, а в остальных случаях - заблаговременно.
Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, готовой продукции,
товаров, денежных средств и других ценностей производится по каждому
местонахождению их и ответственному лицу, на хранении у которого эти
ценности находятся.
Проверка фактических остатков производится при обязательном участии
материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйствами, кладовых,
секций, торговых предприятий и т. п.).
Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного
пересчета, взвешивания, обмера.
Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов и их количество
показываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в
учете.
Приведем пример инвентаризационной описи:
фирма «Лада»
Инвентаризационная опись № 4 товарно-материальных ценностей
30 октября 2000г.
Материалы
товарно-материальные ценности
РАСПИСКА
К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на
товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-
материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность,
оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Материально ответственные лица:
Кладовщик подпись
Зав.складом подпись
На основании приказа (распоряжения) № 129 от 26 октября 2000 г.
произведено снятие остатков ценностей, числящихся на балансовом счете 05 по
состоянию на 1 ноября 2000 г.
Инвентаризация начата 30 октября 2000 г., окончена 1 ноября 2000 г.
При инвентаризации установлено следующее:
[pic]
Итого фактически по описи Семнадцать тысяч сто руб._____
Председатель комиссии Начальник отдела подпись
Члены комиссии: Товаровед подпись
Бухгалтер подпись
Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с №
10010 по № 10101, комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и
внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не
имею (не имеем). Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем (нашем)
ответственном хранении.
Материально ответственностью) лицо (лица) подпись дата
Указанные в настоящей описи данные и подсчеты проверил.
Бухгалтер подпись дата
Оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их
проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными
бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную
ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным
инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и
результаты сравнения – излишек или недостача. В сличительную ведомость
записывают только те ценности, по которым выявлены излишки и недостачи, а
стальные показывают в ведомости общей суммой. Суммы излишков и недостач
товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в
соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Сличительная ведомость инвентаризации товарно-материальных запасов
на____________2000г.
На основании приказа (распоряжения) № ____ от '_' ______
2000 г. проведена инвентаризация фактического наличия товарно-материальных
запасов, находящихся на ответственном хранении.
Должность фамилия, и., о.
Инвентаризация начата '_'______2000г.
окончена '_' ______ 2000г.
При инвентаризации установлено следующее:
|Поря|Товарно-материальные |Един|Результаты инвентаризации |
|дков|ценности |ица | |
|ый | |изме| |
|номе| |рени| |
|р | |я | |
| |Наименовани|Номенклатурны| |излишки |недостача |
| |е, |й | | | |
| |Вид, сорт, |номер | | | |
| |группа | | | | |
| | | | |Количе|стоимост|Количе|стоимост|
| | | | |- |ь, |- |ь, |
| | | | |ство, |Руб. |ство, |Руб. |
| | | | |шт. | |шт. | |
Бухгалтер
С результатом сличения ознакомлен Подпись материально
ответственного лица
Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или
излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы и решения комиссии
оформляют протоколом, утвержденным руководителем предприятия, после чего
результаты инвентаризации отражают в учете.
Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца,
в котором она была завершена, а результаты годовой инвентаризации – в
годовом бухгалтерском отчете.
Весь вышеизложенный общий порядок инвентаризации можно представить
схематически:
|ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ |
|Подготовительные работы |
|Приказ | |Проверка | |Письменное | |Завершение |
|руководителя | |технических | |подтверждение | |разноски |
|о составе | |паспортов, | |материально | |документов по |
|комиссии, | |инвентарных | |ответственных | |счетам, |
|сроках, | |карточек и | |лиц о передаче | |выведение в них|
|объектах | |т.д. по всем | |всех документов | |остатка |
| | |объектам | |в бухгалтерию | | |
|Пересчет, обмер, взвешивание, оценка всех объектов |
|Инвентаризационные описи (подписи членов комиссии и материально |
|ответственных лиц) |
|Сличительные ведомости, сверка фактического наличия с данными учета по |
|объектам |
|Акт выявления результатов |
|Протокол комиссии (подписи руководителя и материально ответственных лиц) – |
|заключение о результатах, которые отражаются в учете |
|Пересортица – | |Недостачи – отнесение| |Излишки – |
|взаимозачет недостач | |в начет виновным или | |приходуются в доход|
|ценностей излишками | |списание на затраты и| |предприятия или |
| | |убытки | |госбюджета |
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия
имущества с данными бухгалтерского учета регулируют в соответствии с
Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в
следующем порядке:
- основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое
имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию по дебету
соответствующих счетов (01, 11, 12 и др.) с отнесением его на
финансовые результаты (счет 80) у организаций или увеличение
финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим
установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
- все недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого
имущества, независимо от причин возникновения, списывают с кредита
соответствующих счетов (10, 12 и др.) в дебет счета 84 'Недостачи и
потери от порчи ценностей'.
Недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в
установленном законодательством порядке, списываются с кредита счета 84
'Недостачи и потери от порчи ценностей' на издержки производства и
обращения у организаций или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетных
организаций. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления
фактических недостач. При отсутствии норм убыли рассматривается как
недостача сверх норм.
Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого
имущества, порчу сверх норм естественной убыли, а также превышение
стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке, возникающее при
пересортице, относят на виновных лиц и оформляют бухгалтерской записью:
Дебет счета 73 'Расчеты с персоналом по прочим операциям', субсчет 3
'Расчеты по возмещению материального ущерба';
Кредит счета 84 'Недостачи и потери от порчи ценностей'.
В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с
виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списывают на
издержки производства и обращения у организации или уменьшения
финансирования у бюджетной организации.
Вскрытые инвентаризацией недостачи в кассе предъявляются взиманию с
кассира. При этом составляются две бухгалтерские проводки:
Дебет счета 84 'Недостачи и потери от порчи ценностей',
Кредит счета 50 'Касса';
Дебет счета 73 'Расчеты с персоналом по прочим операциям', субсчет 3
'Расчеты по возмещению материального ущерба';
Кредит счета 84 'Недостачи и потери от порчи ценностей'.
Недостача основных средств оформляется как ликвидация, но с отнесением
остаточной стоимости основных средств в зачет материально ответственному
лицу:
по первоначальной стоимости недостающего объекта –
Дебет счета 47 'Реализация и прочее выбытие основных средств' –
Кредит счета 01 'Основные средства';
в сумме износа недостающего объекта –
Дебет счета 02 'Износ основных средств' –
Кредит счета 47 'Реализация и прочее выбытие основных средств';
в сумме остаточной стоимости недостающего объекта –
Дебет счета 84 'Недостачи и потери от порчи ценностей' –
Кредит счета 47 'Реализация и прочее выбытие основных средств';
в сумме остаточной стоимости недостающего объекта –
Дебет счета 73, субсчет 'Расчеты по возмещению материального ущерба' ,
счета 80 «Прибыли и убытки» -
Кредит счета 84 'Недостачи и потери от порчи ценностей'.
Расхождения между данными инвентаризации и бухгалтерского учета
оформляются бухгалтерией путем составления ведомости результатов,
выявленных инвентаризацией.
Значение инвентаризации.
Инвентаризация имеет большое значение для правильного определения затрат
на производство продукции, выполненных работ и оказанных услуг, для
сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений
имущества и т. п.
Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные
ценности и допущенные потери, хищения, недостачи. Поэтому при помощи
инвентаризации контролируется не только сохранность материальных ценностей,
но и проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета и
отчетности.
Список литературы.
1. Кирьянова З.В. «Теория бухгалтерского учета», М., ФС, 1999;
2. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. «Бухгалтерский учет в
организациях», М.,ФС, 2000;
3. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых
обязательств, утверждены Приказом МинФина РФ №49 от 13.06.95
