Разработка автоматизированной информационной системы учёта товародвижения в торговле
Работа из раздела: «
Программирование и комп-ры»
§ 3. Разработка приложения «Учет товародвижения»
1 Задачи проектирования
Задачи:
V Автоматизация учёта продажи товара;
V Автоматизация учёта поступления товаров;
V Автоматизация учёта списания товаров;
V Автоматизация инвентаризации товара (ревизии);
V Автоматизация заказа товара;
V Автоматизация составления прайс-листа;
V Автоматизация учёта поставщиков;
V Автоматизация составления отчетов;
> По работе с поставщиками
> По наличию товара;
> По результатам деятельности за период;
V Автоматизация учёта заявок покупателей;
V Автоматизация расчёта заработной платы продавцов;
V Автоматизация печати ценников.
2 Информационное обеспечение комплекса задач
2. Функционирование системы управления предприятием опирается
на информацию. Организация информационного обеспечения в любой системе
управления основывается на понятии информационной базы, под которой
понимается совокупность упорядоченной информации, используемой при
функционировании информационной системы, а также взаимосвязь различных
составляющих этой информации. При этом совокупность упорядоченной
информации должна соответствовать по составу и содержанию требованиям тех
задач, которые решаются на ее основе. Информационная база влияет на
эффективность всей системы, возможность решения функциональных задач и
т.д.
3. В состав информационной базы входят:
4. 1. массивы постоянной нормативно-справочной информации;
5. 2. массивы, содержащие текущие данные о состоянии управляемого объекта;
6. 3. массивы, содержащие данные, поступающие из внешней среды;
7. 4. массивы, содержащие накапливаемые данные за определенный промежуток
времени.
8. Информационное обеспечение предприятия условно можно разделить
на внемашинное и внутримашинное. К внемашинному обеспечению относится
часть информационного обеспечения, представляющая собой совокупность
сообщений, сигналов и документов, используемых при функционировании
автоматизированной системы управления в форме, воспринимаемой человеком
без применения средств вычислительной техники. К внутримашинному
относится та часть информационного обеспечения, которая, представляя
собой совокупность используемых в автоматизированных системах управления
данных, фиксируется на машинных носителях системы.
9. Основная задача организации информационного обеспечения
состоит в адекватном отображении объекта управления и обеспечении
информационных потребностей функциональных задач управления, а в данном
случае, потребностей задачи «Автоматизация учета товародвижения».
2.1 Внемашинное информационное обеспечение
К внемашинному информационному обеспечению относятся товары в
магазинах, товары поступающие в магазины, фактически работающие продавцы,
документы поставщиков, продаваемые товары.
2.1.1 Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание
[pic]
Схема данных изображена на рисунке 3.1. В неё входят таблицы, описанные в
Таблице 5.
Таблица 5
|Таблица/поле |Содержание |
|Таблица:Mag |Информация о магазинах |
|KM |код магазина |
|M |название магазина |
|ADm |адрес магазина |
|telM |телефон магазина |
|Таблица:POSt |Информация о поставщиках |
|KP |код поставщика |
|P |название поставщика |
|SPHERE |сфера деятельности(вид товара) |
|TEL |телефон поставщика |
|E-mail |электронный почтовый ящик |
|WWW |веб-сайт поставщика |
|ADDr |адрес поставщика |
|Таблица:Sotr |Информация о сотрудниках предприятия |
|Кс |код сотрудника |
|ФИОс |ФИО сотрудника |
|Парс |пароль входа в программу сотрудника |
|Маг |магазин, в котором работает сотрудник |
|Таблица:TOV |Информация о товарах |
|KT |код товара |
|Ш-к |штрих-код товара |
|T |наименование товара |
|Таблица:PrN |Информация о приходных накладных |
|KPrN |код приходной накладной |
|KP |код поставщика |
|DATE |дата составления накладной |
|Mag |код магазина |
|Таблица:PODT_Pr |Информация о содержащихся в приходных |
| |накладных товарах |
|KNPr |код приходной накладной |
|KT |код закупаемого товара |
|KolT |количество закупаемого товара |
|CZak |цена закупки товара |
|Таблица:RASH |Информация о расходных накладных |
|Krash |код расходной накладной |
|Kmag |код магазина |
|DATE |дата составления накладной |
|Таблица:PODT_RASH |Информация о содержащихся в расходных |
| |накладных товарах |
|KRash |код расходной накладной |
|KT |код продаваемого товара |
|KolT |количество продаваемого товара |
|CProd |цена продажи товара |
|Таблица:Spis |Информация о актах списания |
|KSPIS |код акта списания |
|М |код магазина |
|Date |дата составления акта списания |
|Таблица:Podt_Spis |Информация о содержащихся в актах |
| |списания товарах |
|Kspis |код акта списания |
|KT |код товара |
|KolT |количество списываемого товара |
|Цена |цена продажи товара |
| | |
|Таблица:Вход |Информация о входах в систему |
|Код |номер входа в систему |
|Кс |код вошедшего сотрудника |
|Вр |время и дата входа |
|Таблица:Заказы |Информация о заказах покупателей |
|покупателей | |
|Дата |дата заказа |
|Заказ |заказ |
|Данные о заказчике |данные о заказчике |
В таблицы Mag, POSt, Sotr и TOV заносится первичная информация,
которая затем используется для формирования накладных, информация о которых
содержится в таблицах PrN, PODT_Pr, RASH, PODT_RASH, Spis, Podt_Spis.
Накладные прихода, расхода и акты списания относятся к определённому
магазину, поэтому таблицы PrN, RASH, Spis используют значения поля KM (код
магазина) таблицы Mag код магазина (связь один-ко-многим).
В накладных и актах списания есть реквизиты, которые могут иметь
только одно значение в одном документе, такие как дата составления
документа, номер документа; также есть реквизиты, содержащие несколько
значений, такие как наименование товара, его цена и количество. Поэтому
для исключения дублирования информации информацию о содержании накладных
целесообразно хранить в паре таблиц. В одной из них хранится информация о
дате накладной номере накладной и магазине, к которому она относится
(таблицы PrN, RASH, Spis). В другой таблице содержится информация о
товарах (таблицы PODT_Pr, PODT_RASH, Podt_Spis). Эта пара таблиц
связывается полем содержащим код накладной (связь один-ко-многим).
В таблице TOV содержится информация о товаре которая используется
накладными и актами списания по полю содержащему код товара, поэтому между
таблицей TOV и таблицами PODT_Pr, PODT_RASH, Podt_Spis существует связь
один-ко-многим.
Таблица Вход не связана ни с одной таблицей. После входа в систему
макрос записывает в таблицу Вход в поле Кс код сотрудника вошедшего в
программу. Остальные данные записываются автоматически: номер входа в
систему присваивается типом поля «Счётчик», время и дата входа функцией
Now( ) в свойстве поля «Значение по умолчанию».
2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования
При продаже сканируется штрих-код товара. По штрих-коду определяется
наименование товара. Штрих-код содержится в таблице TOV.
2.1.3 Характеристика входной информации
2.1.3.1 Нормативно-справочная информация
Нормативно-справочной информацией является программа справки,
содержащаяся в каталоге программы «Учёт товародвижения». Так же разделы
программы справки связаны с элементами управления программы «Учёт
товародвижения» с помощью контекстной справки.
Программа справки содержит руководство по использованию программы
«Учёт товародвижения».
2.1.3.2 Входная оперативная информация
Три операции технологического процесса – приходование, продажа,
списание товара – определяют входную информацию.
Для приходования товара входной информацией является:
1. название поставщика: эта и другая информация о поставщике
заносится в таблицу Post перед первой операцией проводимой с
поставщиком.
2. дата составления накладной: генерируется автоматически.
3. название магазина: информация о магазинах предприятия
предварительно заносится в таблицу Mag.
4. наименование товара: если товар закупается впервые,
наименование заносится в таблицу TOV из фактуры поставщика, а
затем и в последующие разы выбирается из нее.
5. штрих-код товара: вносится сотрудником магазина с упаковки
товара, для последующего использования и автоматической
идентификации товара.
6. количество закупаемого товара: вносится сотрудником магазина
из фактуры поставщика, при условии совпадения количества
товара в фактуре с реальным количеством товара.
7. цена закупки товара: вносится сотрудником магазина из фактуры
поставщика.
Для продажи товара входной информацией является практически та же
информация. За исключение того, что не используется информация о поставщике
и вместо цены закупки используется цена продажи ( будет рассматриваться
пункте 2.2.2.1).
Для списания товара входной информацией является такая же информация
что и для продажи.
Информация о наличии наименования товара и его количество в магазине
используется для составления отчёта о наличии товара (по факту).
2.1.4 Характеристика результатной информации
Результатной информацией являются приходные, расходные накладные,
акты списания которые составляются во время выполнения операций
технологического процесса. А так же результатной информацией является:
1. отчёт о наличии товара в магазине (рассчитанный на основе
приходно-расходных документов), который участвует в
составлении отчёта о результатах деятельности магазина за
период;
2. заявка поставщику, на основе которой завозится требуемый
товар;
3. ценники на товар: информация для покупателей о цене товара;
4. величина зарплаты продавцов: на основе результатов
деятельности магазина;
5. отчёт о наличии товара в магазине (по факту): составляется
как результат ревизии.
6. результат деятельности магазина: составляется на основе
отчёта о наличии товара в магазине (рассчитанного на основе
приходно-расходных документов) и отчёт о наличии товара в
магазине (по факту).
2.2 Внутримашинная реализация комплекса задач
2.2.1 Алгоритмы расчета и решения задач
Для решения задачи расчета цены продажи используется следующий
алгоритм:
. цена продажи равна цене закупки плюс двадцать процентов;
. если цена продажи товара меньше ста рублей, то цена продажи
округляется с точностью до пятидесяти копеек в сторону
прибавления, то есть если с наценкой цена получается 1,2 рубля,
то цена продажи будет равна 1,5 рублей;
. если цена продажи товара больше ста рублей, то цена продажи
округляется с точностью до пяти рублей в сторону прибавления,
то есть если с наценкой цена получается 103 рубля, то цена
продажи будет равна 105 рублей.
Расчет цены продажи выполняет запрос «Цена продажи»:
SELECT PODT_Pr.KT, Last(PODT_Pr.CZak) AS [Last-CZak],
Last(IIf(([CZak]*1.2>=100),IIf((Round([CZak]*1.2/100,1)*100-
[CZak]*1.2<0),Round([CZak]*1.2/100,1)*100+5,Round([CZak]*1.2/100,1)*100),IIf
([CZak]*1.2<100 And [CZak]*1.2>=10,IIf((Round([CZak]*1.2/10,1)*10-
[CZak]*1.2<0),Round([CZak]*1.2/10,1)*10+0.5,Round([CZak]*1.2/10,1)*10),IIf([
CZak]*1.2<10,IIf((Round([CZak]*1.2,0)-
[CZak]*1.2<0),Round([CZak]*1.2,0)+0.5,Round([CZak]*1.2,0)),Round([CZak]*1.2,
1))))) AS [Цена продажи], Last([CZak]*1.2) AS Выражение2, Last(TOV.T) AS
[Last-T]
FROM TOV INNER JOIN PODT_Pr ON TOV.KT=PODT_Pr.KT
GROUP BY PODT_Pr.KT
ORDER BY Last(TOV.T);
Для решения задачи составления отчёта о наличии товаров в магазине
(рассчитанный на основе приходно-расходных документов) используется
следующий алгоритм:
. из приходных накладных магазина выбираются все завезенные товары
и сумма количества по наименованиям товара;
. из расходных накладных магазина выбираются все проданные товары
и сумма количества по наименованиям товара;
. из актов списания магазина выбираются все списанные товары и
сумма количества по наименованиям товара;
. наличие товара в магазине определяется как разница количества
завезенного товара и суммы проданного и списанного товара.
Для решения задачи составления заявки поставщику используется
следующий алгоритм:
1. из приходных накладных магазина выбираются все завезенные товары
и количество последнего завоза;
2. из расходных накладных магазина выбираются все проданные товары
и сумма количества после последнего завоза, то есть выясняется,
сколько товара было продано с момента последнего завоза товара;
3. из актов списания магазина выбираются все списанные товары и
сумма количества после последнего завоза, то есть выясняется,
сколько товара было списано с момента последнего завоза товара;
4. суммой из пункта 2 и 3 считается количество расходованного
товара с момента последнего завоза;
5. данными для заявки служат все полученные в предыдущих пунктах
данные, выбранные по принадлежности товара определенному
поставщику.
Решение о закупки товара принимается на основе заявки с учетом таких
факторов как предстоящие праздники, периодичность работы с данным
поставщиком и т.п.
Для решения задачи составления отчёта о наличии товаров в магазине (по
факту) данные, собранные терминалом сбора данных, экспортируются в
компьютер в программу MS Excel.
Для решения задачи составления отчёта о результате деятельности
магазина сравнивается количество товара в отчётах о наличии товара.
Выводятся товары с разным количеством в отчётах. Считаются потери в ценах
продажи.
Для расчета зарплаты продавцов используется следующий алгоритм:
1. зарплата продавцов равна двум процентам суммы вырученных денег
за период каждому продавцу поровну;
2. если результат выполнения пункта 1 меньше 3000 рублей, то
зарплата продавцов составляет 3000 рублей;
3. если отчёт о результатах деятельности выявил потери, то они
делятся на количество продавцов и отнимаются от зарплаты
продавцов.
2.2.2 Структурная схема использования комплекса программ (дерево диалога)
Дерево диалога программы «Учет товародвижения» начинается с формы
«Вход» (Рис 3.2).
[pic]
Рис 3.2. Форма «Вход»
После ввода правильной информации открывается форма «Меню» (Рис
3.3).
[pic]
Рис 3.3 Форма «Меню»
Меню предоставляет выбор:
1. приход (для приходования товара);
2. расход ( для продажи товара);
3. списание (для списания товара);
4. магазин
5. поставщики
6. наличие
. наличие отчёт
7. заказ поставщику
. заказ поставщику отчёт
8. заказы покупателей
. заказы покупателей отчёт
9. ценники
Если в поле пароль введено «админ» и выбран магазин, в форме меню
появляются две кнопки хронология входов и сотрудники (Рис 3.4).
[pic]
Рис 3.4. Форма «Меню»
3 Технологическое обеспечение
3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации
Собираемая информация для операций приходования, продажи, списания
товара: о магазинах, поставщиках, товаре, сотрудниках.
О магазинах информация однократно заносится с помощью клавиатуры
компьютера в таблицу Mag после приобретения нового магазина.
О поставщиках информация однократно заносится с помощью клавиатуры
компьютера в таблицу Post из копий его документов перед выполнением
операций, после принятия завмагом решения о сотрудничестве с данным
поставщиком.
О новом товаре информация однократно заносится с помощью клавиатуры
компьютера в таблицу Tov перед выполнением операций.
О сотрудниках информация однократно заносится с помощью клавиатуры
компьютера в таблицу Sotr из копии его паспорта после положительного
решения о приёме на работу.
Для выполнения операций приходования, продажи, списания товара:
. магазин определяется автоматически по выбранному в форме «Вход»;
. поставщик для операции приходования выбирается из
раскрывающегося списка;
. товар автоматически определяется сканированием штрих-кода, либо
в случаях, когда это невозможно, выбирается из списка, возможно
использование поиска наименования товара.
Все операции обработки информации выполняет программа с помощью
соответствующих запросов и макросов.
Вся необходимая информация выдаётся в виде экранных форм и отчётов,
а так же на печать.
3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи
информации
[pic]
Рис 3.4. Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и
выдачи информации
4 Программное обеспечение комплекса задач
4.1 Общие положения
Программные требования для приложения «Учет товародвижения»:
. MS Windows 9x/Me/2000/XP;
. MS Access XP;
. MS Excel XP.
4.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)
После загрузки Windows приложение «Учет товародвижения» открывается
с рабочего стола на компьютере бухгалтера. На компьютере продавцов ярлык
приложения помещён в папку Автозагрузка из меню Пуск - Программы, что
приводит к автоматическому запуску приложения после загрузки Windows.
4.3 Описание программных модулей
Приложение «Учет товародвижения» состоит из одного программного
модуля с набором форм, данных, процедур обработки действий и данных.
Приложение разработано полностью на основе MS Access.
4.4 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов
Так как приложение является базой данных разработанной на основе MS
Access, программные модули и информационные файлы являются одним файлом.
Однако для составления отчёта данные из терминала сбора данных переносятся
в MS Excel, а затем экспортируются в базу данных.
5 Руководство пользователя
Руководством пользователя является файл справки в директории
программы. Сноски на разделы справки есть в каждом элементе программы.
-----------------------
Учет товародвижения
ЭВМ
Товар в магазине
Завмаг
Поставщики
Продавцы
Окончание таблицы 5
Продолжение таблицы 5
MS Excel
Товар завезённый поставщиком, фактура
Продаваемый, списываемый товар
Сканер штрих-кода, клавиатура
Терминал сбора данных
Информация о магазинах
Отчёты
Фискальный регистратор
Чек
Покупатели
Заявки
