Текстовые редакторы и электронные таблицы
Работа из раздела: «
Программирование и комп-ры»
Министерство высшего и профессионального образования РФ
Московский Институт Коммунального Хозяйства и Строительства
Кафедра: ХТСМ
Факультет: технологический
Реферат
на тему:
Текстовые редакторы и электронные таблицы
Выполнила: Успенская Ю.А.
Проверил:
Москва 2003г.
План:
1.Текстовые редакторы
а) WordPad
б) Блокнот
в) Microsoft Word
1.Возможности текстового процессора Word
2.Средства автоматизации
3.Таблицы и списки Word
4.Отличие Word 2000 от других более ранних версий
2.Электронные таблицы
а)Возможности Excel
б)Усовершенствования Excel
1.Текстовые редакторы
а) WordPad
WordPad входи в комплект поставки Windows 2000. Вряд ли его можно
считать полноценным текстовым процессором, который удовлетворяет все
запросы пользователей при создании документов. Но он подготавливает к
работе со сложными текстовыми редакторами Windows. Редактор WordPad
позволяет форматировать целиком текст и отдельные абзацы документов:
изменять шрифты, отступы, границы и т.д. WordPad работает с объектами OLE,
поэтому созданным в нем документам доступны графические изображения и даже
звуковые и видео-клипы.
Редактор WordPad открывает файлы, созданные в программе Write (с
расширением .WRI). Write – простой текстовый процессор, созданный для
версий Windows 3.х. В прошлом многие программные приложения использовали
формат Write для ведения документации, лицензионной информации и последних
версий файлов «readme». Несмотря на то что последней версии системы
программы Write уже нет, ее файлы остаются доступными в Windows 2000.
Документы, созданные в редакторе Write, можно прочитать в WordPad. Кроме
того, WordPad работает с документами и сохраняет их в пяти других форматах:
Word 6.0, Rich Text Format (RTF), текстовый, текстовый в формате MS-DOS и
текстовый Unicod. Формат Word 6.0 , с которым могут работать все последние
версии текстового процессора Microsoft Word, так же как и многие другие
широко распространенные редактры, по умолчанию является форматом программы
WordPad.
б) Блокнот
В комплект поставки Windows 2000 также входит простейший редактор
ранних версий системы Блокнот (NotePad). Программа Блокнот в отличие от
WordPad практически не позволяет форматировать документы, например, можно
выбрать шрифт для работы, но нельзя его изменить в документе программы.
Блокнот, кроме того, не работает с большими документами. Единственным
достоинством программы Блокнот является скорость. Она не только быстро
запускается, но и неправдоподобно проста, так что почти совсем ничего не
умеет делать. Текстовые файлы с расширением .TXT – зарегистрированный тип
файлов программы Блокнот. Если запустить один из таких документов, то вы
попадете в Блокнот. Если файл слишком велик для этой программы, у вас будет
возможность открыть его в редакторе WordPad.
в) Microsoft Word
1.Возможности текстового процессора Word
В настоящее время наиболее популярной программой для подготовки
текстов является Microsoft Word, которая называется также текстовым
процессором. Иногда в литературе Word называют иначе - текстовый редактор.
Однако текстовый редактор-это программа или модуль с ограниченным набором
функций (ввод, изменение и сохранение символьного текста). Те программы,
которые позволяют выполнять более сложные операции по подготовке текста
(автоматический перенос слов, операции форматирования и др.) точнее
называть текстовыми процессорами.
Программа Microsoft Word, благодаря своим обширным возможностям,
фактически стала использоваться стандартом среди текстовых процессоров
своего класса. Основное назначение процессора Word – это создание и
редактирование текстовых документов. Кроме того, Word обладает широкими
возможностями размещения в документе графических объектов, таблиц,
диаграмм, гиперссылок. Программа Word удобна для работы с большими
документами благодаря имеющимся в ней средствам создания указателей,
оглавлений, колонтитулов, иерархических заголовков и т.п.
Microsoft Word – мощный текстовый процессор, предназначенный для
выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до
проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp,
распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с
любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств
Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический
перенос слов и правка правописи слов, сохранение текста в определенный
устанавливаемый промежуток времени, наличие макетов текстов и шаблонов,
позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию,
расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного
слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление,
копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру
шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие
закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте.
Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный
адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет
включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в
формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль
на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения
с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для
одновременной работы с несколькими текстами, а также разбить одно активное
окно по горизонтали на два и выровнять их.
2.Средства автоматизации
В Word 2000 имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих
выполнение типичных задач.
Например – автозамена.
Ниже перечислены некоторые типы ошибок, которые могут быть
исправлены автоматически при вводе:
· Последствия случайного нажатия клавиши CAPS LOCK (впервые появилась в
Word 95). Например, в начале предложения слово эТОТ автоматически
заменяется на Этот, а режим ввода прописных букв (соответствующий нажатой
клавише CAPS LOCK) автоматически отключается.
· Типичные опечатки в словосочетаниях. Например, слова почтовы йадрес
автоматически заменяются словами почтовый адрес.
· Грамматически не сочетаемые пары слов. Например, слова этот слово
автоматически заменяются словами это слово.
В Word предусмотрена возможность автоматического форматирования
текста при вводе.
· Автоматическое создание нумерованных и маркированных списков (впервые
появилось в Word 95). Например, если в начале первого элемента списка
ввести звездочку, будет создан маркированный список.
· Автоматическое создание границ (впервые появилось в Word 95).
Например, если ввести три и большее число дефисов (-) или знаков равенства
(=) подряд, а затем нажать клавишу ENTER, будет автоматически создана
одинарная или двойная граница.
· Автоматическое присвоение тексту встроенных стилей (впервые появилось
в Word 95). Например, если завершить строку текста не знаком препинания, а
двойным нажатием клавиши ENTER, ей будет автоматически присвоен стиль
«Заголовок 1».
· Автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей (впервые
появилось в Word 95; применимо только к английскому тексту). Например,
сочетание «1st» автоматически заменяется сочетанием, а дробь «1/4» —
символом ј.
· Автоматическое оформление сетевых путей и адресов Интернета
(например, \Reports\May\Week1.doc и http://www.microsoft.com/) как
гиперссылок. При выборе гиперссылки на адрес Интернета автоматически
запускается имеющееся средство просмотра Web и открывается указанная Web-
страница. При выборе гиперссылки на сетевой путь автоматически запускается
программа, необходимая для открытия файла назначения, и открывается
указанный файл.
· Автоматическая замена пробелов в начале элемента маркированного или
нумерованного списка соответствующим отступом слева.
Автоматическое создание и предварительный просмотр стилей
При работе со стилями в Word 2000 используются следующие
возможности:
· В случае применения нового форматирования к тексту автоматически
создается новый стиль.
· В случае изменения форматирования текста соответствующие изменения
автоматически вносятся в определение стиля.
· Список стилей на панели форматирования содержит образцы стилей.
Мастер писем позволяет легко и быстро создать нужное письмо путем
выбора готовых элементов письма. Кроме того, раз введенные сведения об
адресате (имя, фамилия, адрес, должность и т. п.) автоматически
сохраняются. При создании следующего письма этому адресату достаточно будет
выбрать его имя из списка; все остальные данные будут добавлены
автоматически.
Средство Office 2000 — помощник — использует технологию
IntelliSense™. Его основное назначение — автоматическое предоставление
советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу
выполнения задачи. Например, если помощник решит, что вы собираетесь
приступить к созданию письма, то предложит запустить мастера писем.
Помощник является основным средством получения справочных сведений о работе
в Word 2000, а также советов по повышению эффективности работы, наглядных
примеров и пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.
3.Таблицы и списки в Word
Таблицы Word являются исключительно мощным средством для
расположения текста в строках и колонках. Очень часто приходится иметь дело
с текстовой или числовой информацией, представление которой в виде таблицы
значительно облегчает ее восприятие. Word предоставляет мощные средства для
создания и оформления таблиц произвольной формы. Текст автоматически
располагается в ячейках таблицы, в то время как числовая информация может
автоматически рассчитываться по заданным формулам.
|Форматирование абзаца |Сочетание клавиш |Комментарий |
|Увеличение левого |CTRL + M |Отступ перемещается к |
|отступа абзаца | |следующей позиции |
| | |табуляции |
|Уменьшение левого |CTRL + SHIFT + M |Отступ перемещается к |
|отступа абзаца | |предыдущей позиции |
| | |табуляции |
Использование таблиц вместо символов табуляции обладает многими
преимуществами. Например, если фрагмент текста не помещается на одной
строке, Word автоматически создает новую и увеличивает высоту ячеек. Кроме
того, при работе с таблицами вы можете легко переставить строки и столбцы,
а также привлечь внимание к некоторым элементам таблицы с помощью
обрамления и фоновых заливок.
Таблицы Word это удобный инструмент для создания и редактирования
небольших и несложных списков. Они позволяют вводить данные, форматировать
их по своему усмотрению. Имеется возможность задания формул в ячейках, а
также сортировка информации. При желании пользователь может конвертировать
таблицу Word в текст. Все эти методы позволяют успешно работать с
документами, состоящими из группы записей. Однако для более сложных работ,
связанных с таблицами для баз данных необходимо использовать
соответствующие средства типа Excel или Access.
4.Отличие Word 2000 от других более ранних версий
Версия Word 2000 входит в состав интегрированного пакета Microsoft
Office 2000. Эта версия может работать под управлением как Windows 95/97,
так и Windows NT, включая версию Windows 2000.
Наиболее существенные отличия Word 2000 от версий Word 97 и
соответственно от всех предыдущих версий заключается в следующем:
- более развитые средства для работы с Web – страницами, включая
просмотр, создание и редактирование Web – страниц, поддержка
стандартов динамического HTML, средства создания гиперссылок.
- Улучшенные средства работы с графическими объектами ( реализация
объемного и теневого эффекта, настройка яркости и контрастности
изображения, обращиние к библиотеке клипов).
- более удобные инструменты создания и настройки таблиц (рисование и
стирание линий между ячейками таблиц).
- Улучшенный интерфейс справочной системы (интерактивный Помощник,
предлагающий советы в ответ на действия пользователя).
- Работа над главным документом в режиме Структура (режим Главный
документ в Word 2000 оказался лишним).
- Наличие нового средства Буфер обмена, позволяющего хранить и вставлять
в документ до 12 фрагментов.
В Word 2000 появились и другие удобные «мелочи»: отдельное окно для
каждого документа, автоматическое переключение раскладки клавиатуры на язык
текстового фрагмента, автоматическая замена дефиса (черточки) на тире и
т.д.
2.Электронные таблицы
а)Возможности Excel
Многие вычисления, связанные с повседневной деятельностью человека,
удобно и привычно выполнять в виде таблиц. К таким вычислениям относятся,
например, бухгалтерские расчеты, расчеты оборота материалов и продукции на
заводе, товаров на складе, различные инженерные и статистические расчеты и
т.д. В виде таблиц можно оформлять деловые документы: счета, накладные,
ведомости и проч. Вообще представление данных в виде прямоугольных таблиц
является чрезвычайно удобным и привычным.
Для оперирования с табличными данными предназначены современные
программы, называемые электронными таблицами. Электронная таблица – это
попросту матрица из строк и столбцов, образующих отдельные ячейки. В эти
ячейки могут записываться данные (числа, текст, логические переменный), а
также формулы, по которым производятся различного рода вычисления. В одни
ячейки данные вводятся, а в других ячейках они обрабатываются по заданным
формулам.
При работе с таблицами Excel распознает два вида ссылок на
ячейки:
Абсолютные ссылки на ячейки - указание на конкретную ячейку,
положение которой относительно других ячеек не меняется. Для обозначения
абсолютного адреса используется знак доллара.
Относительные ссылки на ячейки - указание расположения ячейки
относительно другой с которой идет работа в данный момент.
Многие операции в Excel можно выполнять не только над отдельными
ячейками, но и над множеством ячеек. К таким операциям относятся
копирование и перемещение данных, форматирование ячеек, обработка данных
различных ячеек по одной формуле (например, суммирование) и другие.
Совокупность ячеек называется диапазоном.
Чаще всего на практике приходится работать с прямоугольными
диапазонами.
В формулах можно смешивать и совмещать абсолютные и относительные
ссылки на ячейки, т. е., например, указать абсолютную ссылку на букву
(номер колонки) вместе с относительной ссылкой на номер ряда.
С помощью электронных таблиц вы можете составить, к примеру, смету
личных расходов или оформить накладную, вычислить сложное
тригонометрическое выражение или решить логическую задачу.
Однако перечисленными задачами возможности Excel не исчерпываются.
Освоив приемы работы в Excel, можно использовать электронные таблицы как
небольшое настольное издательство, эффектно оформляя с их помощью,
например, коммерческие предложения, прайс-листы или несложные рекламные
буклеты. Инструменты Excel позволяют выполнять анализ массивов данных и
представлять результаты анализа в виде графиков и диаграмм. Электронные
таблицы располагают также удобными средствами для ведения баз данных,
создаваемых на основе обычных списков. И это далеко не полный перечень
того, что можно сделать в такой мощной системе как Excel 2000.
Каждый документ в Excel называется рабочей книгой. Книга в Excel
представляет собой файл с расширением .xls, предназначенный для хранения и
обработки данных. Шаблоны рабочих книг имеют расширение .xlt. В старых
версиях электронных таблиц рабочая книга содержала всего один лист.
Поддержка множества листов в последующих версиях, сделала работу в Excel
намного эффективнее. На различные листы обычно помещают разнородную
информацию.
При работе в электронных таблицах часто приходится иметь дело со
сходными данными или с однотипными формами представления данных. Для работы
с однотипными данными или формами предусмотрено полезное средство,
называемое объединением листов в группу. Группирование листов существенно
экономит время при оформлении пакета документации.
б) Усовершенствования Excel
В последующих версиях Excel, таких 7.0 / 97 / 2000 / XP еще более
улучшен и интерфейс пользователя и другие характеристики системы.
Встроенный язык программирования VBA стал единым для всех приложений офиса.
Изменения коснулись и справочной системы которая стала более
интеллектуальной и непринужденной. В новых версиях Excel все больше
встречается анимации. Помимо традиционной интерактивной справки, Excel
предоставляет справочную информацию прямо из Web-страницы Microsoft.
Все приложения Office обладают возможностями, облегчающими работу
пользователя с интернет и локальной сетью. Такие как поиск, публикация
данных в интернете, интеграция в сеть интернет. Поддержка всех основных
форматов файлов интернета, включая HTML документы. Благодаря
усовершенствованию базовых элементов пользователю стало значительно легче
работать с программой. Значительно расширились возможности электронных
таблиц, такие как сводные таблицы, форматирование, предпросмотр и печать,
обнаружение и предупреждение ввода некорректных данных.
Усовершенствованы панели инструментов. Работа с диаграммами стала
проще. Запросы теперь могут запускаться в фоновом режиме, предоставляя
возможность пользователям выполнять другие задачи во время ожидания
обработки данных. Кроме того появилась возможность создать запрос помощью
мастера, опрашивать базу данных, хранимую в Web, совместно использовать
запросы, сохранять запрос параметров и сохранять запрос в качестве шаблона.
MS Excel — является самой объемной и, наверное, самой
существенной частью пакета. Без преувеличения можно сказать, что MS Excel —
это грандиозная программа. Обычно на MS Excel ссылаются как на систему
электронных таблиц. По-видимому, это правильно, поскольку в основе MS Excel
действительно лежит идея электронной таблицы, но этого явно недостаточно
для характеристики многообразных возможностей MS Excel, именно поэтому
Microsoft Excel - это универсальная система обработки данных.
Список литературы:
1.Т. Вечерина “Эффективная работа с Word 2000((, Москва 2000г.
2.А.Ю.Гаевский, «Самоучитель работы на компьютере», Москва 2002г.
3. «Word текстовый редактор для Windows», Москва 2000г.
4. «Excel электронные таблицы», Москва 2000г.
