Язык и стиль распорядительных документов: язык и стиль коммерческой кореспонденции, язык и стиль инструктивно-методических документов. Реклама деловой речи. Правила оформления документов. Речевой этикет в документах
Работа из раздела: «
Менеджмент»
Институт Бизнеса и Политики
Нижегородский филиал
Факультет «Экономики и управления»
РЕФЕРАТ
по дисциплине «Русский язык и культура речи»
На тему : «Язык и стиль распорядительных документов:
язык и стиль коммерческой кореспонденции, язык
и стиль инструктивно-методических документов.
Реклама деловой речи. Правила оформления документов.
Речевой этикет в документах. »
Выполнил:
Студент 3 курса
Заочного отделения
№ з/книжки 3097
Катрова О.В.
Проверил:
Пещерова И.А.
Н.Новгород
2003 г.
Содержание
Введение.
- 3
Основная часть:
1. Язык и стиль коммерческой коресспонденции. - 4
2. Язык и стиль инструктивно-методических документов. -
4
3. Реклама деловой речи.
- 6
4. Правила оформления документов.
- 6
5. Речевой этикет в документах.
- 9
Заключение.
- 11
Список использованной литературы.
- 12
Введение.
«Это я почтальон Печкин, принес посылку. Только я вам её
не отдам, потому что у вас документов нету.»
из книги Э. Успенского
«Трое из Простоквашино».
В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически в любой
сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что же означает
слово документ? В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. даётся следующее
определение термина «документ».
Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость
с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во
времени и пространстве в целях его хранения и использования.
Деловой стиль- это совокупность языковых средств, функция которых –
обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений,
возникающих между органами государства, между организациями или внутри них,
между организациями и частными лицами в процессе их производственной,
хозяйственной и юридической деятельности.
Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и
требований принятого стандарта: Единой государственной системы
делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.
В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной
излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой -
выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.Различают две
категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не
однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют
документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое
содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную
форму, но вариативное содержание, т.е. значительно различаются по имеющейся
в них информации.
Основная часть.
1.Язык и стиль коммерческой коресспонденции.
Неоднородность тематики и разнообразие жанров позволяет выделить в
рассматриваемом стиле две разновидности, одной из которых является обиходно-
деловой стиль, к которому относится коммерческая корреспонденция: частные
деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и
др.). Она характеризуется известной стандартизацией, облегчающей её
составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на
устранение неоправданной информационной избыточности.
2. Язык и стиль инструктивно-методических документов.
Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных договоров,
государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов,
инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Документы – это
письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Несмотря на
различия в содеожании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в
целом характеризуется рядом общих черт,(обладает следующими обязательными
качествами):
1) Употребление канцелярских штампов – воспроизводимых лексико-
фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися
ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во
внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…);
2) Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик,
квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители);
название лиц по профессии и социальному положению, значение совокупности
(граждане, служащие);
3) Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в
общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, сторона,
реализация…);
4) Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например,
служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не
посылается);
5) Преобладание имен существительных;
6) Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение);
7) Большинство форм инфинитива выступают в значении долженствования
(считать, принять, должен, обязан);
8) Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих
личных форм глагола;
9) Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении
предписания или долженствования, а также форм глагола со значением
констатации (комиссия осмотрела);
10) Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу,
по линии, в части);
11) Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций:
простые предложения (как правило, повествовательные, личные,
распространенные, полные), с однородными членами, обособленными
оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в
предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения;
12) Использование прямого порядка слов в предложениях;
13) Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизм
формулировок, экономное использование языковых средств;
14) Стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы
(удостоверение личности, различного рода дипломы и т. д.), употребление
присущих этому стилю клише;
15) Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований
(юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и
фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревеатур;
16) Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов
(на основании, в соответствии с, в деле, в силу и др.), а также различных
устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей предложения (на
случай, если…, на том основании что… и т.п.);
17) Повествовательный характер изложения (нейтральный тон), использование
номинативных предложений с перечислением;
18) Прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его
конструирования (точность, исключающая двоякое понимание);
19) Тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое
подчинение одних фактов другим;
20) Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;
21) Слабая индивидуализация стиля;
22) Достоверность и объективность;
23) Безупречность в юридическом отношении. Т.е.должна быть стандартность
языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
24) Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе
устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний,
в построении фразы и всего текста.
По возможности точно и полно объяснить факты окружающей нас
действительности, показать причинно следственые связи между явлениями,
выявить закономерности исторического развития и т. д. Научный стиль
характеризуется логической последовательностью изложения,упорядоченной
системой связей между частями высказывания, стремление авторов к точности,
сжатости, однозначности выражения при сохранении насыщенности содержания.
Характерной чертой стиля научных работ является их насыщенность терминами,
в частности интернациональнами. Не следует, однако, переоценивать степень
этой насыщенности: в среднем терминологическая лексика обычно составляет 15-
25 процентов общей лексики, использованной в работе.
Во-первых, в качестве условия высокой частотности сложных предложений в
текстах деловой речи выступает её письменный характер, требующий полноты
изложения дела в тексте документа. Заметим,что с этим же фактором связано
частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленных именных
словосочетаний, преимущественно с родительным падежом типа: 1) разработка
+2) проблем +3) дальнейшего совершенствования +4) очистки +5) промышленных
стоков.
Во-вторых, здесь сказывается требование логичности изложения: в этом плане
необходимыми становятся схемы сложноподчиненного роедложения с союзной
связью, с придаточными причины, следствия, условия.
В-третьих, свою роль играет и своеобразие понимания требования краткости
изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько
количество слов в предложении, сколько «стремление вместить в пределы одной
фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей «представить
все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с
выводом из них в одном целом».
3. Реклама деловой речи.
В рекламе широко применяется промышленная графика, плакат, оформительское
исскуство, малые формы архитектуры. Современными средствами рекламы деловой
речи являются:
1) печать (газеты, журналы, афишы, проспекты и др.);
2) телевидение;
3) радио;
4) витрины;
5) вывески;
6) световые объявления;
7) товарные и фирменные знаки.
4. Правила оформления документов.
Сколько существует документов, столько существует способов их
оформления. Каждый документ оформляется по-своему. Рассмотрим на примере
делового письма. Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или
организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя.
Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому
к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее
бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.
Рассмотрим его структуру:
С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается
дата отправления с указанием месяца буквами, например: 10 мая 1999 г.
Принятые у нас сокращения 10.05.99 в международной переписке не
употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число – май
10, 1999.
Само письмо необходимо начинать с точного повторения в левом верхнем
углу адреса, написанного на конверте.
Еще ниже, без абзаца, сразу у поля опять же с левой стороны пишут
вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:
· «Дорогой г–н (или г–жа) + фамилия»;
· «Дорогой доктор + фамилия»;
· «Господа»;
· «Уважаемые господа»;
· «Уважаемый г–н + фамилия».
После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный
знак, как принято в нашей практике.
В официальных письмах не принято обращаться на ты. К людям, занимающим
достаточно высокие посты, в таких письмах не следует обращаться на ты даже
в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от степени
близости с корреспондентом обращение может начинаться словами: «Уважаемый
Джон» (имя), либо «Уважаемый Смит» (фамилия).Посылая письмо в ФРГ,
необходимо употребить обращение: «Дорогой г–н доктор (фамилия)».
А в Австрию и Швейцарию, например, достаточно написать «Дорогой г–н
доктор».
Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для
этого достаточно поставить Re: (английское in Reference to — относительно,
что касается), Русский эквивалент – «касательно» или «Kac.». Например; «Re:
В ответ на ваш телекс oт 05 мая 1999 г.».
Если письмо касается только одной проблемы, то тему письма можно
обозначить и до обращения сразу после адреса. Если же переписка с партнером
ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае было бы удобнее
сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этим разбить
письмо на соответствующее число блоков. Например:
Дорогой г–н Смит,
Re: О ваших предложениях по проекту «Омега»;
Неоплаченные счета №№ 28765, 54б78;
О поставках картофеля в октябре 1998 г.
Однако более современным считается способ, при котором заголовок к
тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами.
Например:
Дорогой г–н Смит,
О Ваших предложениях по проекту «Омега».
Дорогой г–н Смит,
О ваших предложениях по проекту «омега»,
Далее следует текст письма. В настоящее время все большую популярность
приобретает так называемый цельноблочный стиль, при котором абзацы не
начинаются с отступлением на 5 знаков, а даются вровень с левым полем
страницы так же, как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма,
вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Чтобы четко
отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2, а
через 3-4 интервала.
Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как
правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly
yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш»
(«Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями:
«Наилучшие пожелания г-ну...», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои
наилучшие пожелания» («My best regards») и т. д.
Этим комплиментам должны соответствовать, следующие
обращения:Уважаемый г–н (Dear Sir.) – С уважением, (Your faithfully.);
Уважаемый г–и Браун, (Dear Mr. Brown,) – Искренне Ваш, (Sincerely yours,);
Многоуважаемый г–н Браун, (Му Dear Mr. Brown,) – С искренним уважением,
(Very truly yours).
При формулировке вступительного обращения и комплимента учитывается
принцип взаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном
письме используются те же выражения, что и в присланном. Заключительная
форма письма зависит от степени близости корреспондентов, их отношений,
стиля общения и пр.
Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней фамилии и
должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны
листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительный
комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то
подпись ставится с левой стороны также под заключительной формулой
вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке под его
рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной
на машинке, – 2-2,5 см.
Чтобы не ставить партнера в трудное положение с определением вашего
пола, желательно написать своё имя полностью.
Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые
произошли позже, то в этом случае в письме ставится P. S. (постскриптум) и
дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится
подпись. Желательно, по возможности припиской в конце письма не
злоупотреблять.
Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они
обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после
слова «Приложение (Enclosurе)». Например:
Приложение: 1. Контракт (5 л.)
2. Страховой полис (6 л. ).
Указание на рассылку копий (Carbon сору или СС) занимает отдельную
строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость
направить его по нескольким адресам. Например:
Копия: Г–ну С. Шатайло «Нацбанк».
6. Речевой этикет в документах.
Речевой этикет регламентирует словесные формулы приветствия,
знакомства, поздравления, пожелания, благодарности, извинения, просьбы,
приглашения, совета, предложения, утешения, сочувствия, соболезнования,
комплимента, одобрения; к речевому этикету относят также манеру
разговаривать (искусство вести беседу).
В культуре современного типа, в которой превыше всего ценится
возможность свободного выбора и полной реализации личности, «искусство
общения» заключается не столько в том, чтобы сохранить свой статус, сколько
в умелом и разумном приспособлении его к конкретной ситуации. Наиболее
высоко оценивается не буквальное соблюдение правил, а умение в случае
необходимости нарушать их. Вместо обязательных предписаний и запретов
ритуализованного поведения — творческое обыгрывание существенно более
мобильных норм.
Строго говоря, речевым этикетом может быть признан только такой
этикет, который предполагает возможность выбора. Вежливость начинается там,
где кончается целесообразность, хотя в вежливости, несомненно, есть
целесообразность более высокого порядка. Речевой этикет всегда предполагает
определенную избыточность, и с этим во многом связан его художественный,
эстетический характер.
Заключение.
Официально-деловой стиль представляет собой один из функциональных стилей
современного русского литературного языка: набор языковых средств,
предназначение которых – обслуживание сферы официально деловых отношений.
Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по
единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов
различаются спецификой своего содержания, а соответственно и своей формой;
объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для
передачи деловой информации. А всё это очень важно в сегодняшнем бурно
развивающемся деловом мире.
Список используемой литературы.
Русский язык и культура речи- под редакцией профессора
В.И.Максимова.М,2002 г.
Дифференциальные признаки официально-делового стиля на синтаксическом
уровне – И.С. Вольская. М, 1963 г.
Корреспонденция и делопроизводство – В.А.Бахарев, Г.Н. Корякин. М, 1970г.
Русский язык и культура речи – Н.Ю.Штрейкер. М, 2003г.
