Организация управления проектами
Работа из раздела: «
Менеджмент»
ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
КУРСОВАЯ РАБОТА
По предмету: Управление проектами.
Тема: Организация управления проектами.
Выполнил:
Студент группы 11Б-00-1з
Бастриков А. В.
Проверил:
Баталова Е. К.
Пермь 2001г.
ВВЕДЕНИЕ 3
1. Организация управления проектом 4
1.1 Что же такое проект? 4
Направленность на достижение целей. 4
Координированное выполнение взаимосвязанных действий. 4
Ограниченная протяженность во времени. 5
Уникальность. 5
Типология проектов 5
1.2 Управление проектом 8
Немного истории ... 8
Жизненный цикл проекта. 10
Процессы управления проектами 12
Процессы проекта 12
Группы процессов 12
Взаимосвязи процессов 13
Процессы инициации 13
Процессы планирования 13
Основные процессы планирования 14
Вспомогательные процессы планирования 14
Процессы исполнения и контроля. 15
Процессы анализа 15
Процессы управления 16
Процессы завершения 17
1.3 Организация управления коммуникациями проекта. 17
Процессы управления коммуникациями. 17
Планирование системы коммуникаций. 18
Оценка и отображение прогресса. 18
Сбор и распределение информации. 18
Документирование хода работ. 19
Управление коммуникациями и информационные технологии. 19
1.4 Формирование команды. 22
Понятие команды проекта 22
Стадии жизненного цикла команды 22
Проблемы формирования проектной команды 23
1.5 КОРПОРАТИВНАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ 25
Потребность в системе управления проектами 25
Функции программного обеспечения для календарного планирования 27
Пакеты календарного планирования - решение для всего предприятия 28
Разработка СУПЕРПРОЕКТА. 31
Описание СУПЕРПРОЕКТА. 31
Оценка сроков и ресурсов 31
Вероятностные оценки 32
Выявление отношений и зависимостей 32
Выявление ограничений 34
Выбор варианта 35
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 37
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 38
ВВЕДЕНИЕ
Некоторые руководители характеризуют управление проектами как форму
современного искусства, произвольный набор идей и принципов, позволяющих
преодолевать возникающие по ходу дела трудности и успешно завершать проект.
Основная предпосылка этого состоит в том, что проект считается
непредсказуемым, а интуиция - ключевой элемент успеха.
Другие рассматривают Управление проектами исключительно с точки зрения
научного подхода, исходя из того, что все факторы могут быть предсказаны, и
все альтернативы заранее проанализированы. При таком подходе функции
Управления проектами сильно сокращены. Проверить состояние дел. Обновить
план. Двигаться вперед.
Третьи считают управление проектами сущей чепухой. Обширные отчеты и
красивые графики для руководства. Встречи с проектной группой, напоминающие
митинги.
Независимо от того, чье мнение возобладает, даже и те проекты,
управление которыми ведется плохо, иногда достигают завершения. Не всегда
вовремя. Не всегда в рамках бюджета. Не всегда с желаемым качеством. Они,
тем не менее, с трудом доходят до финишной линии - и очевидцы удивляются,
как все-таки это произошло. И что удивительно, иногда не существует ясного
представления о целях проекта. Его завершение омрачено проблемами,
непониманием и недоразумениями, которые наблюдались в течение всего
процесса реализации проекта.
Например, бывают проекты, в ходе которых руководство уверяют в том,
что все идет по графику, хотя, в действительности, происходит задержка за
задержкой. Или же, несмотря на все предупреждения, руководство предпочитает
верить, что все поставленные задачи будут выполнены.
Встречается и худший вариант. Руководство твердо знает, что проект
сбился с курса, но не может принять решительных мер. Нет четкого ответа на
вопрос, почему проект 'пробуксовывает', кто виноват или что нужно сделать,
чтобы вернуть проект в запланированные рамки.
Во всех вышеперечисленных случаях Управление проектами играет важную роль.
Оно необходимо для эффективной координации и управления, обеспечивая
принятие нужных мер в нужное время при полном понимании последствий.
Если Управление проектами используется эффективно, менеджер проекта
знает и понимает, что происходит, как, где и почему. Существует план, по
которому можно судить о продвижении проекта, делать предположения и
проверять полученные результаты. Руководство, используя управление
проектами в качестве инструмента, не отвлекается на неясное искусство,
сложную науку или на чепуху. Сетевой график проекта или ресурсная диаграмма
также знакомы, как и отчет о материальных запасах. Анализ движения денежных
потоков проекта такое же обыденное мероприятие, как и составление
балансового отчета. И руководитель компании, и главный менеджер проекта
могут спокойно 'отправляться в путь' полностью доверяя, друг другу.
Как правильно организовать управление проектом, как сделать так чтобы
не было мучительно больно за потерянное время и потерянные деньги я и
попробую рассказать в своей работе.
Организация управления проектом
1.1 Что же такое проект?
Что же такое проект? Все мы постоянно осуществляем проекты в своей
повседневной жизни. Вот простые примеры: подготовка к юбилею, ремонт в
квартире, проведение исследований, написание книги... Все эти виды
деятельности имеют между собой целый ряд общих признаков, делающих их
проектами:
1. Они направлены на достижение конкретных целей;
2. Они включают в себя координированное выполнение взаимосвязанных
действий;
3. Они имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным
началом и концом;
4. Все они в определенной степени неповторимы и уникальны.
В общем случае, именно эти четыре характеристики отличают проекты от
других видов деятельности. Каждая из названных характеристик имеет важный
внутренний смысл, и поэтому мы их рассмотрим более пристально.
Направленность на достижение целей.
Проекты нацелены на получение определенных результатов - иными словами, они
направлены на достижение целей. Именно эти цели являются движущей силой
проекта, и все усилия по его планированию и реализации предпринимаются для
того, чтобы эти цели были достигнуты. Проект обычно предполагает целый
комплекс взаимосвязанных целей. Например, основной целью проекта,
связанного с компьютерным программным обеспечением, может быть разработка
информационной системы управления предприятием. Промежуточными целями
(подцелями) могут быть разработка базы данных, разработка математического и
программного обеспечения, тестирование системы. В разработке базы данных, в
свою очередь, также могут быть выделены цели более низкого уровня -
разработка логической структуры базы данных, реализация базы данных с
помощью СУБД, загрузка данных и так далее.
Тот факт, что проекты ориентированы на достижение цели, имеет огромный
внутренний смысл для управления ими. Прежде всего, он предполагает, что
важной чертой управления проектами является точное определение и
формулирование целей, начиная с высшего уровня, а затем постепенно
опускаясь до наиболее детализированных целей и задач. Кроме того, отсюда
следует, что проект можно рассматривать как преследование тщательно
выбранных целей, и что продвижение проекта вперед связано с достижением
целей все более высокого уровня, пока наконец не достигнута конечная цель.
Координированное выполнение взаимосвязанных действий.
Проекты сложны уже по самой своей сути. Они включают в себя выполнение
многочисленных взаимосвязанных действий. В отдельных случаях эти
взаимосвязи достаточно очевидны (например, технологические зависимости), в
других случаях они имеют более тонкую природу. Некоторые промежуточные
задания не могут быть реализованы, пока не завершены другие задания;
некоторые задания могут осуществляться только параллельно, и так далее.
Если нарушается синхронизация выполнения разных заданий, весь проект может
быть поставлен под угрозу. Если немного задуматься над этой характеристикой
проекта, становится очевидно что проект - это система, то есть целое,
складывающееся из взаимосвязанных частей, причем система динамическая, и,
следовательно, требующая особых подходов к управлению.
Ограниченная протяженность во времени.
Проекты выполняются в течение конечного периода времени. Они временны. У
них есть более или менее четко выраженные начало и конец. Проект
заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Значительная часть
усилий при работе с проектом направлена именно на обеспечение того, чтобы
проект был завершен в намеченное время. Для этого готовятся графики,
показывающие время начала и окончания заданий, входящих в проект.
Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект
является однократной, не циклической деятельностью. Серийный же выпуск
продукции не имеет заранее определенного конца во времени и зависит лишь от
наличия и величины спроса. Когда исчезает спрос, производственный цикл
кончается. Производственные циклы в чистом виде не являются проектами.
Однако, в последнее время проектный подход все чаще применяется и к
процессам, ориентированным на непрерывное производство. Например, проекты
увеличения производства до указанного уровня в течении определенного
периода, исходя из заданного бюджета, или выполнение определенных заказов,
имеющих договорные сроки поставки.
Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько
его требуется для получения конечного результата. Концепция проекта,
однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне совместима
с ней. Напротив, проект часто становится основной формой деятельности
фирмы.
Уникальность.
Проекты - мероприятия в известной степени неповторимые и однократные.
Вместе с тем, степень уникальности может сильно отличаться от одного
проекта к другому. Если вы занимаетесь строительством коттеджей и возводите
двадцатый по счету однотипный коттедж, степень уникальности вашего проекта
достаточно невелика. Базовые элементы этого дома идентичны элементам
предыдущих девятнадцати, которые вы уже построили. Основные же источники
уникальности, однако, могут быть заложены в специфике конкретной
производственной ситуации - в расположении дома и окружающего ландшафта, в
особенностях поставок материалов и комплектующих, в новых субподрядчиках.
С другой стороны, если вы разрабатываете уникальный прибор или
технологию, вы, безусловно, имеете дело с задачей весьма уникальной. Вы
делаете то, что никогда раньше не делалось. И поскольку прошлый опыт может
в данном случае лишь ограниченно подсказывать вам, чего можно ожидать при
выполнении проекта, он полон риска и неопределенности.
Типология проектов
Все проекты можно разделить по принципам сложности (размеры, стоимость
количество участников) и неопределенности (достижение целей, затраты,
сроки, качество).
Высокая неопределенность
| |Фундаментальны| | | |венская |
| |е исследования| | | |конвенция |
| | |Антарктическая | | |ООНовская |
| | |экспедиция | | |кампания |
| |Добыча нефти и| | |Военная | |
| |газа | | |кампания| |
| |Разработка |Рекламная | | |Туннель под |
| |продукции |кампания | | |Ла-Маншем |
| | | |Химзавод|Шоссе |Аэробус |
|Написание|Свадьба |Аудит компании |Танкер | |Автозавод |
|романа | | | | | |
Низкая неопределенность
|Личные |Групповые |Организационные|Межорган|Национал|Многонациона|
| | | |изационн|ьные |льные |
| | | |ые | | |
|Низкая | | | |Высокая | |
|сложность| | | |сложност| |
| | | | |ь | |
Таблица 1. Классификация проектов по сложности и неопределенности
1.2 Управление проектом
Известный закон Лермана гласит: 'Любую техническую проблему можно
преодолеть, имея достаточно времени и денег', а следствие Лермана уточняет:
'Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег'. Именно для
преодоления сформулированной в следствии Лермана проблемы и была
разработана методика управления деятельностью на основе проекта. А
распространение данной методики управления на различные сферы деятельности
является дополнительным доказательством ее эффективности. Если попросить
менеджера описать, как он понимает свою основную задачу в выполнении
проекта, то, скорее всего он ответит: 'Обеспечить выполнение работ'. Это
действительно главная задача руководителя. Но если задать тот же вопрос
более опытному менеджеру, то можно услышать и более полное определение
главной задачи менеджера проекта: 'Обеспечить выполнение работ в срок, в
рамках выделенных средств, в соответствии с техническим заданием'. Именно
эти три момента: время, бюджет и качество работ находятся под постоянным
вниманием руководителя проекта. Их также можно назвать основными
ограничениями, накладываемыми на проект. Под управлением проектом
подразумевается деятельность, направленная на реализацию проекта с
максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени,
денежным средствам (и ресурсам), а также качеству конечных результатов
проекта (документированных, например, в техническом задании).
За тридцать с лишним лет, в течение которых применяется технология
управления проектами, был разработан целый ряд методик и инструментов,
призванных помочь руководителям проектов управлять этими ограничениями.
Для того, чтобы справиться с ограничениями по времени используются методы
построения и контроля календарных графиков работ. Для управления денежными
ограничениями используются методы формирования финансового плана (бюджета)
проекта и, по мере выполнения работ, соблюдение бюджета отслеживается, с
тем, чтобы не дать затратам выйти из под контроля. Для выполнения работ
требуется их ресурсное обеспечение и существуют специальные методы
управления человеческими и материальными ресурсами (например, матрица
ответственности, диаграммы загрузки ресурсов).
Из трех основных ограничений труднее всего контролировать ограничения
по заданным результатам проекта. Проблема заключается в том, что задания
часто трудно и формулировать, и контролировать. Для решения данных проблем
используются, в частности, методы управления качеством работ.
Итак, руководители проектов отвечают за три аспекта реализации
проекта: сроки, расходы и качество результата. В соответствии с
общепринятым принципом управления проектами, считается, что эффективное
управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям.
Временные ограничения проекта часто являются наиболее критичными. Там, где
сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, весьма вероятными
последствиями являются перерасход средств и недостаточно высокое качество
работ. Поэтому, в большинстве методов управления проектами основной акцент
делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением
календарного графика.
Немного истории ...
В основе методов управления проектами лежат методики сетевого
планирования, разработанные в конце 50-х годов в США. В 1956 г. М. Уолкер
из фирмы 'Дюпон', исследуя возможности более эффективного использования
принадлежащей фирме вычислительной машины Univac, объединил свои усилия с
Д. Келли из группы планирования капитального строительства фирмы 'Ремингтон
Рэнд'. Они попытались использовать ЭВМ для составления планов-графиков
крупных комплексов работ по модернизации заводов фирмы 'Дюпон'. В
результате был создан рациональный и простой метод описания проекта с
использованием ЭВМ. Первоначально он был назван методом Уолкера-Келли, а
позже получил название Метода Критического Пути - МКП (или CPM - Critical
Path Method).
Параллельно и независимо в военно-морских силах США был создан метод
анализа и оценки программ PERT (Program Evaluation and Review Technique).
Данный метод был разработан корпорацией 'Локхид' и консалтинговой фирмой
'Буз, Аллен энд Гамильтон' для реализации проекта разработки ракетной
системы 'Поларис', объединяющего около 3800 основных подрядчиков и
состоящего из 60 тыс. операций. Использование метода PERT позволило
руководству программы точно знать, что требуется делать в каждый момент
времени и кто именно должен это делать, а также вероятность своевременного
завершения отдельных операций. Руководство программой оказалось настолько
успешным, что проект удалось завершить на два года раньше запланированного
срока. Благодаря такому успешному началу данный метод управления вскоре
стал использоваться для планирования проектов во всех вооруженных силах
США. Методика отлично себя зарекомендовала при координации работ,
выполняемых различными подрядчиками в рамках крупных проектов по разработке
новых видов вооружения.
Крупные промышленные корпорации начали применение подобной методики
управления практически одновременно с военными для разработки новых видов
продукции и модернизации производства. Широкое применение методика
планирования работ на основе проекта получила в строительстве. Например,
для управления проектом сооружения гидроэлектростанции на реке Черчилль в
Ньюфаундленде (полуостров Лабрадор). Стоимость проекта составила 950 млн.
долларов. Гидроэлектростанция строилась с 1967 по 1976 г. Этот проект
включал более 100 строительных контрактов, причем стоимость некоторых из
них достигала 76 млн. долларов. В 1974 году ход работ по проекту опережал
расписание на 18 месяцев и укладывался в плановую оценку затрат. Заказчиком
проекта была корпорация Churchill Falls Labrador Corp., которая для
разработки проекта и управления строительством наняла фирму Acress Canadian
Betchel.
По существу, значительный выигрыш по времени образовался от применения
точных математических методов в управлении сложными комплексами работ, что
стало возможным благодаря развитию вычислительной техники. Однако, первые
ЭВМ были дороги и доступны только крупным организациям. Таким образом,
исторически первые проекты представляли из себя грандиозные по масштабам
работ, количеству исполнителей и капиталовложениям государственные
программы.
Первоначально, крупные компании осуществляли разработку программного
обеспечения для поддержки собственных проектов, но вскоре первые системы
управления проектами появились и на рынке программного обеспечения.
Системы, стоявшие у истоков планирования, разрабатывались для мощных
больших компьютеров и сетей мини-ЭВМ.
Основными показателями систем этого класса являлись их высокая
мощность и, в то же время, способность достаточно детально описывать
проекты, используя сложные методы сетевого планирования. Эти системы были
ориентированы на высокопрофессиональных менеджеров, управляющих разработкой
крупнейших проектов, хорошо знакомых с алгоритмами сетевого планирования и
специфической терминологией. Как правило, разработка проекта и консультации
по управлению проектом осуществлялись специальными консалтинговыми фирмами.
Этап наиболее бурного развития систем для управления проектами начался
с появлением персональных компьютеров, когда компьютер стал рабочим
инструментом для широкого круга руководителей. Значительное расширение
круга пользователей управленческих систем породило потребность создания
систем для управления проектами нового типа, одним из важнейших показателей
таких систем являлась простота использования. Управленческие системы нового
поколения разрабатывались как средство управления проектом, понятное любому
менеджеру, не требующее специальной подготовки и обеспечивающее легкое и
быстрое включение в работу. Time Line принадлежит именно к этому классу
систем. Разработчики новых версий систем этого класса, стараясь сохранить
внешнюю простоту систем, неизменно расширяли их функциональные возможности
и мощность, и при этом сохраняли низкие цены, делавшие системы доступными
фирмам практически любого уровня.
В настоящее время в США уже сложились глубокие традиции использования
систем управления проектами во многих областях жизнедеятельности. Причем,
основную долю среди планируемых проектов составляют небольшие по размерам
проекты. Например, исследования, проведенные еженедельником InfoWorld ,
показали, что пятидесяти процентам пользователей в США требуются системы,
позволяющие поддерживать планы, состоящие из 500 - 1,000 работ и только 28
процентов пользователей разрабатывают расписания, содержащие более 1,000
работ. Что касается ресурсов, то 38 процентам пользователей приходится
управлять 50 - 100 видами ресурсов в рамках проекта, и только 28 процентам
пользователей требуется контролировать более чем 100 видов ресурсов. В
результате исследований были определены также средние размеры расписаний
проектов: для малых проектов - 81 работа и 14 видов ресурсов, для средних -
417 работ и 47 видов ресурсов, для крупных проектов - 1,198 работ и 165
видов ресурсов. Данные цифры могут служить отправной точкой для менеджера,
обдумывающего полезность перехода на проектную форму управления
деятельностью собственной организации. Как видим, применение системы
управления проектами на практике может быть эффективным и для очень
небольших проектов.
Естественно, что с расширением круга пользователей систем проектного
менеджмента происходит расширение методов и приемов их использования.
Западные компьютерные журналы регулярно публикуют статьи, посвященные
системам для управления проектами, включающие советы пользователям таких
систем и анализ использования методики сетевого планирования для решения
задач в различных сферах управления.
Жизненный цикл проекта.
Любой проект проходит через определенные фазы в своем развитии. Стадии
жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы
деятельности и принятой системы организации работ. Однако, у каждого
проекта можно выделить начальную (прединвестиционную) стадию, стадию
реализации проекта и стадию завершения работ по проекту. Это может
показаться очевидным, но понятие жизненного цикла проекта является одним из
важнейших для менеджера, поскольку именно текущая стадия определяет задачи
и виды деятельности менеджера, используемые методики и инструментальные
средства.
Руководители проектов разбивают цикл жизни проекта на этапы различными
способами. Например, в проектах по разработке программного обеспечения
часто выделяются такие этапы как осознание потребности в информационной
системе, формулирование требований, проектирование системы, кодирование,
тестирование, эксплуатационная поддержка. Однако, наиболее традиционным
является разбиение проекта на четыре крупных этапа: формулирование проекта,
планирование, осуществление и завершение.
Формулирование проекта по существу подразумевает функцию выбора
проекта. Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые
нужно удовлетворить. Однако, в условиях дефицита ресурсов невозможно
удовлетворить все потребности без исключения. Приходится делать выбор. Одни
проекты выбираются, другие отвергаются. Решения принимаются исходя из
наличия ресурсов, и в первую очередь финансовых возможностей, сравнительной
важности удовлетворения одних потребностей и игнорирования других,
сравнительной эффективности проектов. Решения по отбору проектов к
реализации тем важнее, чем масштабнее предполагается проект, поскольку
крупные проекты определяют направление деятельности на будущее (иногда на
годы) и связывают имеющиеся финансовые и трудовые ресурсы.
Определяющим показателем здесь является альтернативная стоимость
инвестиций. Иными словами, выбирая проект 'А', а не проект 'В', организация
отказывается от тех выгод, которые мог бы принести проект 'В'.
Для сравнительного анализа проектов на данном этапе применяются методы
проектного анализа, включающие в себя финансовый, экономический,
коммерческий, организационный, экологический, анализ рисков и другие виды
анализа проекта. Системы для планирования и управления проектами на этой
стадии как правило используются в ограниченном виде, поэтому, мы не будем
более подробно останавливаться на данных методах в этой книге.
Планирование. Планирование в том или ином виде производится в течении
всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта
обычно разрабатывается неофициальный предварительный план - грубое
представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта.
Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках
предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта
начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые
точки (вехи) проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная
зависимость. Именно на этом этапе используются системы для управления
проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для
разработки формального плана: средства построения иерархической структуры
работ, сетевые графики и диаграммы Гантта, средства назначения и
гистограммы загрузки ресурсов.
Как правило план проекта не остается неизменным, и по мере осуществления
проекта подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации.
Осуществление. После утверждения формального плана на менеджера
ложиться задача по его реализации. По мере осуществления проекта
руководители обязаны постоянно контролировать ход работ. Контроль
заключается в сборе фактических данных о ходе работ и сравнении их с
плановыми. К сожалению, в управлении проектами можно быть абсолютно
уверенным в том, что отклонения между плановыми и фактическими показателями
случаются всегда. Поэтому, задачей менеджера является анализ возможного
влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в
целом и в выработке соответствующих управленческих решений. Например, если
отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть
принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач, за
счет выделения на них большего объема ресурсов.
Завершение. Рано или поздно, но проекты заканчиваются. Проект
заканчивается когда достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда
окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех случаях,
когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику.
Как бы то ни было, но когда проект заканчивается, его руководитель должен
выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Конкретный характер этих
обязанностей зависит от характера самого проекта. Если в проекте
использовалось оборудование, надо произвести его инвентаризацию и,
возможно, передать его для нового применения. В случае подрядных проектов
надо определить, удовлетворяют ли результаты условиям подряда или
контракта. Может быть необходимо составить окончательные отчеты, а
промежуточные отчеты по проекту организовать в виде архива.
Теперь рассмотрим процесс управления проектом более подробно.
Процессы управления проектами
Управление Проектами - интегрированный процесс. Действия (или их
отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления.
Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта - часто
улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в
другой. Для лучшего понимания интегрированной природы Управления Проектами
опишем его через процессы, из которых оно состоит и их взаимосвязи.
Термин процесс не принят в России в том контексте, в котором он далее
используется. Здесь и далее под процессами понимаются действия и процедуры,
связанные с реализацией функций управления.
Такое понимание процессов принято в международном сообществе.
Поскольку целью настоящей работы является такое изложение основ управления
проектами, которое учитывает Российские особенности и при этом
соответствует принятым в мире стандартам, мы по возможности сохраняем
общепринятую в мире терминологию.
Процессы проекта
Проект состоит из процессов. Процесс - это совокупность действий,
приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и
распадаются на две основные группы:
Процессы Управления Проектами - касающиеся организации и описания работ
проекта (которые будут подробно описаны далее);
Процессы, ориентированные на продукт - касающиеся спецификации и
производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и
зависят от области приложения.
В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на
продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут
быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.
Группы процессов
Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп,
Рис. №1. Наложение групп процессов в фазе.
реализующих различные функции управления:
процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;
процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и
разработка рабочих схем их достижения;
процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения
плана;
процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта
поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости
применения корректирующих воздействий;
процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий,
их согласование, утверждение и применение;
процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к
упорядоченному финалу.
Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с
разными интенсивностями на всех стадиях проекта, как проиллюстрировано на
рисунке.
Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами
- результат выполнения одного становится исходной информацией для
другого...
И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта.
Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей
фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком
проектной документации, которая необходима для начала реализации).
В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но
и накладываться. Повторение инициации на разных фазах проекта помогает
контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его
осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить
и избежать излишних затрат.
Взаимосвязи процессов
Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с
другом через свои входы и выходы. Фокусируясь на этих связях, опишем
отдельные процессы через:
Входы - документы или документированные показатели, согласно которым
процесс исполняется.
Выходы - документы или документированные показатели, являющиеся результатом
процесса.
Методы и средства - механизмы, по которым вход преобразуется в выход.
Процессы инициации
Инициация включает единственный подпроцесс - Авторизацию, т.е. решение
начать следующую фазу проекта.
Процессы планирования
Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит
то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает
сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что Управление
проектами это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для
планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной
информации.
Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта,
под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная
в результате исполнения проекта.
Цели продукта - это свойства и функции, которыми должна обладать продукция
проекта.
Цели проекта - это работа, которую нужно выполнить для производства
продукта с заданными свойствами.
В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются.
Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т.д.
Кроме того, планирование проекта - это не точная наука. Различные команды
проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А
пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения
работ при одних и тех же исходных данных.
Основные процессы планирования
Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и
информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во
всех проектах. Так, например, сначала следует определить из каких работ
состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость
проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько раз на протяжении
каждой фазы проекта. К основным процессам планирования относятся:
Планирование целей - разработка постановки задачи (проектное обоснование,
основные этапы и цели проекта),
Декомпозиция целей - декомпозиция этапов проекта на более мелкие и более
управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля,
Определение состава операций (работ) проекта - составление перечня
операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта,
Определение взаимосвязей операций - составление и документирование
технологических взаимосвязей между операциями,
Оценка длительностей или объемов работ - оценка количества рабочих
временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для завершения
отдельных операций,
Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта -
определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть
использованы на работах проекта (ресурсов организации) и их характеристик;
Назначение ресурсов - определение ресурсов, необходимых для выполнения
отдельных операций проекта;
Оценка стоимостей - определение составляющих стоимостей операций проекта и
оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения;
Составление расписания выполнения работ - определение последовательности
выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени
потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетом наложенных ограничений
и взаимосвязей;
Оценка бюджета - приложение оценок стоимости к отдельным компонентам
проекта (этапам, фазам, срокам);
Разработка плана исполнения проекта - интеграция результатов остальных
подпроцессов для составления полного документа.
Определение критериев успеха - разработка критериев оценки исполнения
проекта.
Вспомогательные процессы планирования
Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд
вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно
зависит от природы конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:
Планирование качества - определение того, какие стандарты качества
использовать в проекте, и того, как эти стандарты достичь;
Планирование организации - определение, документирование и назначение
ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
Назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на выполнение работ
проекта;
Планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов
взаимодействия, необходимых для участников проекта,
Идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые
могут повлиять на проект;
Оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их
характеристик и влияния на проект;
Разработка реагирования - определение необходимых действий для
предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
Планирование поставок - определение того, что, как и когда должно быть
поставлено;
Подготовка условий - выработка требований к поставкам и определение
потенциальных поставщиков.
Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в
большой мере зависят от природы проекта.
Процессы исполнения и контроля.
Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана.
Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того,
чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на
проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих
отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется
контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем
параметрам, входящим в план проекта.
Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на
основные и вспомогательные.
К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.
Среди вспомогательных процессов отметим:
учет исполнения - подготовка и распределение необходимой для участников
проекта информации с требуемой периодичностью;
подтверждение качества - регулярная оценка исполнения проекта с целью
подтверждения соответствия принятым стандартам качества;
подготовка предложений -сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и
т.д.;
выбор поставщиков - оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и
заключение контрактов;
контроль контрактов - контроль исполнения контрактов поставщиками и
подрядчиками;
развитие команды проекта - повышение квалификации участников команды
проекта.
Процессы анализа
Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения
проекта.
Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный
план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям
участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и
другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа
плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных
условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной
версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит
основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не
выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу
процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе
итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются
процессы анализа исполнения.
Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и
прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям,
определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти
критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число
основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и
стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о
необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в
процессах управления изменениями.
Процессы анализа также можно подразделить на основные и
вспомогательные.
К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно
связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность
исполнения проекта:
анализ сроков - определение соответствия фактических и прогнозных сроков
исполнения операций проекта директивным или запланированным;
анализ стоимости - определение соответствия фактической и прогнозной
стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;
анализ качества - мониторинг результатов с целью их проверки на
соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения
причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;
подтверждение целей- процесс формальной приемки результатов проекта его
участниками (инвесторами, потребителями и т.д.).
Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на
цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:
оценку исполнения - анализ результатов работы и распределение проектной
информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как
используются ресурсы для достижения целей проекта;
анализ ресурсов - определение соответствия фактической и прогнозной
загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ
соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.
В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью
оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения
контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения
споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как
анализ взаимодействия), либо составляют часть включенных процессов (как
анализ контрактов).
В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения
проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость
применения корректирующих воздействий
Процессы управления
Управление исполнением проекта - это определение и применение
необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта.
Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то
управление фактически сводится к исполнению - доведению до участников
проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы нами
включены в процессы исполнения. Другое дело, если в процессе реализации
возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и
применение корректирующих воздействий. В этом случае требуется найти
оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся
работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.
Итак, процессы управления предназначаются для определения,
согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие
процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются
процессами анализа.
К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом
проекте, относятся:
общее управление изменениями - определение, согласование, утверждение и
принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по
всему проекту.
управление ресурсами - внесение изменений в состав и назначения ресурсов на
работы проекта;
управление целями - корректировка целей проекта по результатам процессов
анализа;
управление качеством - разработка мероприятий по устранению причин
неудовлетворительного исполнения.
Среди вспомогательных процессов управления отметим:
управление рисками - реагирование на события и изменение рисков в процессе
исполнения проекта;
управление контрактами - координация работы (суб)подрядчиков, корректировка
контрактов, разрешение конфликтов.
Процессы завершения
Завершение проекта сопровождается следующими процессами:
закрытие контрактов - завершение и закрытие контрактов, включая разрешение
всех возникших споров.
административное завершение - подготовка, сбор и распределение информации,
необходимой для формального завершения проекта.
1.3 Организация управления коммуникациями проекта.
Процессы управления коммуникациями.
Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи
(взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и
отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта.
Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках
проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функция
управления информационными связями включает в себя следующие процессы:
Планирование системы коммуникаций - определение информационных потребностей
участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки). Сбор и
распределение информации - процессы регулярного сбора и своевременной
доставки необходимой информации участникам проекта. Оценка и отображение
прогресса - обработка фактических результатов состояния работ проекта,
соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.
Документирование хода работ - сбор, обработка и организация хранения
формальной документации по проекту.
Планирование системы коммуникаций.
Для изучения потребностей и описания структуры системы коммуникаций обычно
требуется следующая информация: Логическая структура организации проекта и
матрица ответственности. Информационные потребности участников проекта.
Физическая структура распределения участников проекта. Внешние
информационные потребности проекта.
Технологии или методы распределения информации между участниками
проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и
требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействий определяется:
Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности
описания Доступностью технологий. Квалификацией и подготовленностью кадров.
План управления коммуникациями включает в себя: План сбора информации,
в котором определяются источники информации и методы ее получения. План
распределения информации, в котором определяются потребители информации и
методы доставки. Детальное описание каждого документа, который должен быть
получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и
используемые определения. Расписание и частота взаимодействий. Метод
внесения изменений в план коммуникаций.
В зависимости от потребностей проекта, план коммуникаций может быть
более или менее формализован, детализирован или описан лишь в общем виде.
План коммуникаций является составной частью плана проекта.
Оценка и отображение прогресса.
Процессы сбора и обработки данных о достигнутых результатах и
фактических затратах и отображение информации о состоянии работ в отчетах
обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и
управления.
Большинство методов планирования и управления календарным графиком
работ, рассмотренных в Главе 19, подразумевают использование компьютера. В
процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными
объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием
компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например, расчет
графика по методу критического пути, ресурсный и стоимостной анализ
подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета
алгоритмы.
В настоящее время на рынке представлено значительное количество
программных пакетов, автоматизирующих функции планирования и контроля
календарного графика выполнения работ. В основе данных пакетов лежат методы
сетевого планирования и анализа критического пути. Кроме того, существуют
специализированные пакеты для планирования и контроля затрат проекта.
Пакеты календарного планирования являются основой для создания
информационной системы управления проектом.
Сбор и распределение информации.
В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных
видов коммуникаций: Внутренние (внутри команды проекта) и внешние(с
руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.);
Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания,
обсуждения); Письменные и устные; Вертикальные и горизонтальные.
Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать
потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут
использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора,
обработки и передачи информации.
Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на
бумажных носителях, проведение совещаний.
Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных
технологий и современных средств связи для повышения эффективности
взаимодействия.
Компьютерные средства поддержки коммуникаций основываются на
использовании программного обеспечения групповой работы - группового ПО
(groupware) и электронного документооборота. В последние годы данное
направление информационных технологий стремительно развивалось, что связано
с повышением эффективности средств связи.
Документирование хода работ.
Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально
задокументированы.
Документирование результатов хода работ включает в себя: Сбор и
верификацию окончательных данных; Анализ и выводы о степени достижения
результатов проекта и эффективности выполненных работ; Архивирование
результатов с целью дальнейшего использования.
Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют
автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических
документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.
Управление коммуникациями и информационные технологии.
Итак, большинство коммуникационных процессов в рамках проекта
подразумевают использование компьютеров и средств связи. Более того, можно
утверждать, что от момента зарождения и до наших дней развитие методов
управления проектами и их практическое применение во многом определялось
развитием информационных технологий.
Создание и расчет математических моделей, легших в основу методов
управления проектами, стали возможными лишь с появлением компьютеров.
Известный метод критического пути, который составил часть методики
'сетевого планирования', был разработан в 1956 году в результате
исследований направленных на повышение эффективности использования
вычислительной машины Univac для планирования строительных работ.
Эра господства больших ЭВМ, дорогостоящего специализированного
программного обеспечения для управления проектами и дорогостоящих
экспертов, умевших использовать это программное обеспечение продолжалась до
середины 80-х годов. Использование автоматизированных систем управления
проектами было ограничено организациями и проектами, бюджет которых
позволял оплатить от $500.000 до $1.000.000 за установку соответствующих
систем и привлечение специалистов.
Благодаря развитию персональных компьютеров, повышению их мощности и
снижению стоимости, а также с появлением недорогих пакетов календарного
планирования средства автоматизации процедур управления проектами стали
доступны более широкому кругу организаций.
Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров
также прошло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась
функциональность систем, повышались их возможности. С появлением Windows,
введением стандартов обмена данными между системами, распространением
сетевых технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития
систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного
использования.
Реализация концепции распределенной интегрированной системы управления
проектом (или комплексом проектов), сбор и распространение актуальной
информации в режиме реального времени стали возможными благодаря
современным технологиям, обеспечивающим связь между участниками проектов в
локальных и глобальных сетях. Теоретически руководители проектов сегодня
могут получать детальные отчеты по проекту и выдавать задания не покидая
офиса и без единого телефонного звонка. Таким образом, традиционные системы
для управления проектами имеют шанс превратиться из систем для
моделирования проектов в системы реально поддерживающие процессы
управления.
Примером успешных внедрений информационных технологий в управление
проектами может служить компания British Aerospace. При организации
модернизации продукции, выпускаемой крупнейшей европейской аэрокосмической
и оборонной компанией British Aerospace, перед предприятием встала задача
выбора программного обеспечения для планирования и контроля. Military
Aircraft and Aerostructures (MA&A), входящая в состав British Aerospace,
обратилась к компании Welcom за помощью в постановке ключевых компонент ПО
для программы Увеличение Эффективности Операций - Operational Efficiency
Improvement (OEI).
В рамках программы OEI MA&A поставила перед собой задачи увеличения
эффективности планирования, в том числе уменьшения длительности выполнения
работ на 50 процентов, сокращения затрат на 30 процентов. Продукты Welcom -
Cobra и Open Plan -используются для координации работ проектов, составления
бюджета, и обработки других элементов крупномасштабных проектов,
осуществляемых MA&A.
'Мы предприняли значительные работы по оценке систем управления
проектами, предлагаемых на мировых рынках,' - поясняет Мария Харвуд,
директор по развитию и интеграции OEI, - 'предпочтения были отданы Welcom
за счет удачности реализации в их продуктах мультипроектного режима работы,
и, кроме того, активного и продуктивного партнерства с Baan.'
'Аэрокосмонавтика всегда составляла основной рынок для Welcom в США,'
- поясняет Тони Велш, президент Welcom, - 'Клиент такого уровня значимости
гарантирует продвижение Welcom на европейском аэрокосмическом рынке.'
Первое реальное применение Open Plan и Cobra осуществляется на проекте
создания боевого реактивного самолета Eurofighter. Eurofighter - мощнейший
многофункциональный военный самолет, проектируемый согласно требованиям 4
европейских партнеров - Великобритании, Германии, Италии, Испании,
одноместный, проворный, сконструированный для ведения атак при ограниченной
видимости и на близком расстоянии. Самолет будет носителем современного
оружия поражения типа воздух-земля.
На примере проекта с Eurofighter MA&A будет внедрять в компании
систему управления и контроля затрат на основании фактической выработки (
earned value analysis). Основой для корпоративного решения по управлению
ресурсами станут Open Plan, Cobra, функционирующие в тесной взаимосвязи с
Baan A&D. Проектные работы, такие, как конструирование, инструментальная
поддержка, сборка прототипа самолета будут полностью планироваться в Open
Plan. Планы проекта будут передаваться в Cobra для проработки бюджета
проекта, а после данные передаются в Baan для актуализации данных по
объемам и ввода фактических затрат.
Baan будет передавать фактические затраты, объемы выработки, данные по
выполнению обратно в Cobra. Прогресс производства будет описываться в
часах, потраченных на выполнение операций. На основании затраченных на
выполнение работ человеко-часов и прочих ресурсов будет проводиться анализ
на основании фактической выработки с прогнозированием ожидаемых затрат.
А кто из нас не слышал о Cy-27, Су-30 МКИ и Су-37? Они заслуженно
относятся к одним из лучших образцов авиационной техники. Однако, глядя на
великолепные маневренные характеристики этих истребителей, не всегда
задумываешься о том, что высокий уровень их летно-технических характеристик
во многом обусловлен используемой в них силовой установкой, основным
элементом которой является авиационный двигатель. Высокие показатели
двигателя закладываются уже на самых ранних этапах его создания, начиная с
разработки эскизного и технического проектов, подготовки рабочей
конструкторской и технологической документации, затем на этапах подготовки
производства и выпуска опытного образца. Подтверждаются и реализуются во
время его испытания, доработки. И, наконец, воплощаются на этапе серийного
производства. Управление всем этим процессом требует высокой
согласованности действий всех подразделений машиностроительного
предприятия.
Московское машиностроительное производственное предприятие «Салют»,
ведущее предприятие авиационного двигателестроения, выполняет полный цикл
работ по созданию новых образцов двигателей. В настоящее время завод
выпускает широкий спектр продукции, включающей не только турбореактивные
авиационные двигатели, но и газотурбинные установки различного назначения.
«К сожалению, нередки случаи, когда из-за несогласованной работы
подразделений и цехов предприятия нарушаются сроки выполнения договоров и
возникает необходимость координации подразделений в авральном режиме», –
рассказывает главный технолог завода Виктор Николаевич Харитонов. «В
результате приходится в срочном порядке изменять графики работ, что требует
дополнительных затрат времени, средств, технологических мощностей».
Подобные ситуации привели к осознанию необходимости внедрения
автоматизированной системы управления проектами (АСУП). При этом АСУП
должна позволять не только управлять выполнением отдельного проекта:
сроками выполнения работ, использованием ресурсов на выполнение различных
работ и т.д. Система должна обеспечивать координацию работ по всем проектам
с учетом их приоритетности, общий анализ распределения ресурсов, бюджета,
фиксацию фактически понесенных затрат. Учитывая сложность поставленной
задачи, специалисты ММПП «Салют» произвели анализ рынка систем управления
проектами. В качестве основных критериев выбора программного обеспечения
рассматривались модульность системы с точки зрения уровней управления,
возможность построения единой структуры проектов предприятия и
многоуровневого анализа информации в рамках данной структуры, а также
наличия треннинговых курсов и опыта внедрения АСУП у Российского
представителя поставщика программного обеспечения. В результате было
выбрано программное обеспечение фирмы Primavera Systems, Inc., а в качестве
внедряющей компании – ее представитель в России – компания «ПМСОФТ». И в
марте этого года совместными усилиями специалистов ММПП «Салют» и «ПМСОФТ»
начался первый этап работ по внедрению АСУП. Основной задачей первого этапа
является проведение предварительного обследования и разработка прототипа
системы управления проектами, который позволит оценить степень решения
поставленных задач и объем работ по внедрению системы в целом.
1.4 Формирование команды.
Понятие команды проекта
Для управления любым проектом на период его существования создается
специфическая временная организационная структура, возглавляемая
руководителем проекта.
По содержанию команда проекта представляет собой группу специалистов
высокой квалификации, обладающих знаниями и навыками, необходимыми для
эффективного достижения целей проекта.
С одной стороны, команда проекта оказывает влияние на создание
определенной организационной среды проекта, формируя ценности, принципы и
нормы поведения персонала. С другой стороны, действует в ней, подчиняясь
единой цели и философии управления проектом.
Поэтому проблемы формирования и деятельность команды проекта
целесообразна рассматривать в логической последовательности: цель проекта,
система управления, команда проекта, культура проекта.
Реализация проекта – длительное предприятие, обладающее повышенной
долей риска и подверженное постоянным изменениям. Поэтому особой
характеристикой команды проекта является предпринимательский характер ее
деятельности, направленный на решение слабоструктурированных задач и
быстрое реагирование на требования внешней среды.
Стадии жизненного цикла команды
Аналогично жизненному циклу проекта команда проекта имеет свой
жизненный цикл, в котором можно выделить пять основных стадий:
. формирование,
. срабатываемость,
. функционирование,
. реорганизацию,
. расформирование.
Формирование – на этой стадии происходит знакомство членов команды
друг с другом и с проектом в целом, формируются общие цели и ценности,
определяются нормы и правила взаимодействия, ставятся задачи команды и
определяются пути и принципы их достижения.
Срабатываемость (психологическая напряженность) – внутри команды идет
процесс выявления лидеров, формирования неформальных групп, определяются
роли отдельных работников и их место в команде, устанавливается
психологический климат в коллективе, его внутренняя культура, определяющая
стиль работы и управления, образ взаимодействия членов команды.
Рабочая (нормальное функционирование) – наиболее продолжительная
стадия. На основе сформированного командного чувства идет нормальный
процесс работы. Детали взаимодействия уточняются по ходу выполнения задач,
общения в различных рабочих ситуациях.
Реорганизация – стадия возникает при изменении в количественном или
качественном составах команды, либо состоянии проекта.
Расформирование – при завершении отдельных стадий и всего проекта
расформировываются отдельные подразделения и вся команда проекта.
Проблемы формирования проектной команды
Открытые и честные взаимоотношения являются важной составляющей
процесса формирования эффективной проектной команды. Подбор психологически
совместимых исполнителей - другая ключевая составляющая. Крайне важно,
чтобы менеджер проекта имел свободу действий при выборе участников команды.
При подборе команды полезно использовать тесты оценки личности Бриггса-
Мейерса, чтобы попытаться заранее оценить способность участников команды к
взаимодействию друг с другом.
Еще одна составляющая заключается в концепции командных ролей. Многие
менеджеры проекта сосредоточиваются на чисто 'технических' ролях, таких как
проектировщики баз данных, специалисты по сетям, эксперты по
пользовательскому интерфейсу и т.д. Все они важны, но нужно подумать и о
ролях 'психологического' плана, которые могут играть один или более
участников команды. Эти роли присутствуют и в нормальных проектах, однако в
безнадежных они приобретают особую важность. Роб Томсет определил восемь
ключевых ролей в проекте следующим образом:
Председатель (chairman) - выбирает путь, по которому команда движется
вперед к общим целям, обеспечивая наилучшее использование ее ресурсов;
умеет обнаружить сильные и слабые стороны команды и обеспечить наибольшее
применение потенциала каждого участника команды. Можно думать, что таким
человеком является, как правило, официальный руководитель проекта; однако,
в самоуправляемых командах им может быть любой человек.
Оформитель (shaper) - придает законченную форму действиям команды,
направляет внимание и пытается придать определенные рамки групповым
обсуждениям и результатам совместной деятельности. Такой человек может
иметь официальную должность 'архитектора' или 'ведущего проектировщика', но
главное то, что эта роль 'воображаемая'. В безнадежном проекте особенно
важно иметь единое и четкое представление о проблеме и ее возможном
решении.
Генератор идей (plant) - выдвигает новые идеи и стратегии, уделяя
особое внимание главным проблемам, с которыми сталкивается группа. Мне
кажется, что для такой роли больше подходит название 'провокатор' -
человек, который пытается внедрять в команде радикальные технологии, искать
новые решения технических задач.
Критик (monitor-evaluator) - анализирует проблемы с прагматической
точки зрения, оценивает идеи и предложения таким образом, чтобы команда
могла принять сбалансированные решения. В большинстве случаев такой человек
поступает как 'скептик', уравновешивая оптимистические предложения
оформителя и генератора идей. Критик хорошо знает, что новые технологии
отнюдь не всегда работают, обещания поставщиков о возможностях новых
средств и языков иногда не сбываются и все может пойти не так, как было
задумано.
Рабочая пчелка (company worker) - превращает планы и концепции в
практические рабочие процедуры, систематически и эффективно выполняет
принятые обязательства. Другими словами, в то время как оформитель придает
законченную форму крупны технологическим решениям, генератор идей
предлагает радикальные новые решения, а критик занимается поиском изъянов и
недостатков в этих предложениях, рабочая пчелка - это тот человек, который
работает, не привлекая внимания, и выдает на гора тонны кода. Очевидно,
любой безнадежный проект нуждается по крайней мере, в паре таких пчелок, но
сами по себе они не способны принести успех проекту, поскольку не обладают
необходимой широтой кругозора.
Опора команды (team worker) - поддерживает силу духа в участниках
проекта, оказывает им помощь в трудных ситуациях, пытается улучшить
взаимоотношения между ними и в целом способствует поднятию командного
настроя. Другими словами, такой человек выполняет в команде роль
'дипломата'.
Им может быть и менеджер проекта, однако им может быть также любой из
участников команды, относящийся более внимательно к своим коллегам. Эта
роль особенно важна в безнадежных проектах, поскольку команда зачастую
испытывает сильный стресс, и по меньшей мере один или два ее участника
начинают вести себя как равнодушные ко всему 'супермены'.
Добытчик (resource investigator) - обнаруживает и сообщает о новых
идеях, разработках и ресурсах, имеющихся за пределами проектной группы,
налаживает внешние контакты, которые могут быть полезными для команды, и
проводит все последующие переговоры. Я предпочитаю называть такого человека
'уборщиком мусора', поскольку он всегда знает, где отыскать бесхозный ПК,
свободный конференц-зал, дополнительный рабочий стол или почти что любой
другой ресурс, в котором нуждается команда. Такие ресурсы могут быть добыты
по официальным каналам или нет; но даже если их можно достать 'нормальным'
способом, это нередко требует заполнения 17 форм в трех экземплярах, после
чего приходится шесть месяцев ждать выполнения всех бюрократических
процедур. Командный добытчик имеет много друзей и связей в своей
организации, с помощью которых можно выпросить или одолжить необходимые
ресурсы. Главное, что добытчик обожает свою деятельность.
Завершающий (completer) - поддерживает в команде настойчивость в
достижении цели, активно стремится отыскать работу, которая требует
повышенного внимания, и старается, насколько возможно, избавить команду от
ошибок, связанных как с деятельностью, так и с бездеятельностью. Такой
человек играет доминирующую роль во время тестирования системы на
завершающей фазе жизненного цикла проекта, однако его роль на более ранних
фазах тоже важна. Команде необходимо время от времени (а еще лучше каждый
день) напоминать, что они не делают себе карьеру на всю жизнь, а всего лишь
участвуют в проекте с жесткими сроками и промежуточными контрольными
точками, которые необходимо достигать вовремя, чтобы не провалить проект.
1.5 КОРПОРАТИВНАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Потребность в системе управления проектами
Современная организация способна существовать и успешно конкурировать
на рынке лишь при условии постоянного развития и адаптации под изменяющиеся
условия ведения бизнеса. А это означает, что руководство компании, планируя
и достигая определенные цели, постоянно сталкивается с соответствующими
управленческими проблемами - как спланировать работы во времени и успеть к
определенному сроку, какие потребуются ресурсы, сколько ресурсов и когда
именно, сколько это будет стоить, когда мы должны платить и когда нам. И
это только несколько из огромного моря каждодневных вопросов. Все эти
вопросы связаны с неопределенностью, которая всегда присутствует при
реализации проектов.
Анализируя работу любой организации, практически всегда можно выделить
два вида деятельности, которые существуют параллельно: текущие,
повторяющиеся без изменения операции и проекты, направленные на достижение
определенных целей в рамках временных и бюджетных ограничений. В
современной организации трудно найти сотрудников, исполняющих фиксированный
объем работ. Текущая рабочая загрузка большинства сотрудников меняется в
зависимости от проектов, в которых они участвуют. Любую деятельность нужно
планировать и контролировать.
Рис.2. Обобщенная схема позиционирования проекта по отношению к структуре
организации.
На рисунке 2. показана обобщенная схема позиционирования проекта по
отношению к структуре организации. В представленном на рисунке варианте
проекты осуществляются организацией параллельно с основным процессом
производства. Отметим, что существуют области деятельности, где реализация
проектов является основным видом организации работ (например, строительная
индустрия, уникальное, штучное производство, разработка информационных
систем). Крупные проекты могут планироваться и осуществляться в рамках
нескольких организаций.
Точное формулирование целей и эффективное их достижение являются
залогом успешного развития любой компании. Преуспевающая компания сегодня -
это компания, успешно реализующая проекты.
Наиболее часто называемые причины неудач реализации проектов:
. недостаток ресурсов;
. нереальные сроки;
. ошибки формулирования целей;
. несплоченность команды проекта;
. недостаточно детальное планирование;
. неэффективное взаимодействие внутри проекта;
. изменение целей в ходе проекта;
. конфликты между целями проекта и интересами подразделений организации.
Система управления, ориентированная на управление неизменными
технологическими процессами, не обеспечивает менеджера необходимой
информацией, когда требуется планирование и управление проектами.
Внедрение единой системы планирования и управления проектами поможет
существенно повысить эффективность реализации проектов.
В основе методов планирования и управления проектами лежит
предположение, что всю деятельность можно разбить на небольшие, поддающиеся
контролю задачи. И тогда всю формальную информацию, используемую
менеджером, можно свести к информации о задачах, которые необходимо
выполнить для достижения поставленных целей, и ресурсах, которые
потребуются для выполнения этих задач. Система управления проектами (УП)
содержит набор функциональных средств, которые помогают менеджеру
спланировать работы, получив временные, ресурсные и стоимостные оценки для
комплекса работ, а затем, в процессе выполнения, отслеживать ход работ и
корректировать план. Рассматриваемые как группа связанных методов, они
являются основой для информационных систем, которые моделируют комплекс
работ и потребности в ресурсах. Эти методы используют оценки требуемых
объемов работ, и позволяют менеджеру регулировать выполнение работ по
времени, стоимости, составу работ, качеству и организационной структуре
исполнения.
Система управления проектами представляет собой организационно-
технологический комплекс методических, технических, программных и
информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности
процессов планирования и управления проектом, в основе которого лежит
программное обеспечение календарного планирования.
Тщательно составленная информационная модель предоставляет руководству
и членам команды возможность принимать приемлемые и обоснованные решения на
протяжении всего проектного цикла. Соответствующая организация управления
может обеспечить построение процедур анализа качества выполнения работ,
которая фокусирует внимание руководства на достижении поставленных целей.
Информационная модель проекта, разработанная на начальной стадии
планирования, подвергается в дальнейшем переработке в процессе его
реализации. Таким образом, базовые методики календарного планирования
используются на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Основные преимущества использования информационной системы для
управления проектами включают:
. централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и
стоимостям;
. возможности быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном
обеспечении и финансировании на план проекта;
. возможность распределенной поддержки и обновления данных в сетевом
режиме;
. возможности автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм,
разработки документации по проекту.
Функции программного обеспечения для календарного планирования
Как правило, универсальные системы календарного планирования,
распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функциональных
возможностей, которые включают в себя:
. средства визуального проектирования структуры работ проекта,
. средства планирования по методу критического пути,
. средства ресурсного планирования (описание, назначение и оптимизация
загрузки ресурсов),
. некоторые возможности стоимостного анализа,
. средства контроля за ходом исполнения проекта,
. средства создания отчетов и графических диаграмм,
. средства организации групповой работы.
Набор базовых функциональных возможностей систем данного класса
представлен в таблице 2.
Программное обеспечение для управления проектами традиционно разделяется
на профессиональные системы и системы для массового пользователя.
Профессиональные системы предоставляют более гибкие средства реализации
функций планирования и контроля, но требуют больших затрат времени на
подготовку и анализ данных и, соответственно, высокой квалификации
пользователей. Второй тип пакетов адресован пользователям-непрофессионалам,
для которых управление проектами не является основным видом деятельности.
От пользователей, использующих пакеты планирования лишь время от времени
при необходимости спланировать небольшой комплекс работ или ввести
фактические данные по проекту трудно ожидать серьезных затрат времени и
усилий на то, чтобы освоить и держать в памяти какие-либо специфические
функции планирования или оптимизации расписаний. Для них более важным
является простота использования и скорость получения результата.
Таблица 2. Базовые функциональные возможности системы календарного
планирования
|Средства описания комплекса |Описания глобальных параметров |
|работ проекта, связей между |планирования проекта Описание логической |
|работами и их временных |структуры комплекса работ Многоуровневое |
|характеристик |представление проекта Назначение |
| |временных параметров планирования задач |
| |Поддержка календарей отдельных задач и |
| |проекта в целом |
|Средства поддержки информации|Организационная структура исполнителей |
|о ресурсах и затратах по |Ведение списка наличных ресурсов, |
|проекту и назначения ресурсов|номенклатуры материалов и статей затрат |
|и затрат отдельным работам |Поддержка календарей ресурсов Назначение |
|проекта. |ресурсов работам Календарное планирование|
| |при ограниченных ресурсах |
|Средства контроля за ходом |Фиксация плановых параметров расписания |
|выполнения проекта. |проекта в базе данных Ввод фактических |
| |показателей состояния задач Ввод |
| |фактических объемов работ и использования|
| |ресурсов Сравнение плановых и фактических|
| |показателей и прогнозирование хода |
| |предстоящих работ |
|Графические средства |Диаграмма Ганта (часто совмещенная с |
|представления структуры |электронной таблицей и позволяющая |
|проекта, средства создания |отображать различную дополнительную |
|различных отчетов по проекту.|информацию) PERT диаграмма (сетевая |
| |диаграмма) Создание отчетов, необходимых |
| |для планирования и контроля |
Даже дешевые пакеты сегодня способны поддерживать планирование проектов,
состоящих из десятков тысяч задач и использующих тысячи видов ресурсов.
Основные различия между системами проявляются в реализации функций
ресурсного планирования и многопроектного планирования и контроля.
Пакеты календарного планирования - решение для всего предприятия
Только сейчас, в конце 90-х, у менеджеров появились системы управления
проектами, которые предлагают простой доступ к информации о множестве
одновременно выполняющихся проектов. Системы управления проектами перестали
быть лишь средством создания и оптимизации модели проекта, они превращаются
в ядро сбора и обработки данных о проекте в режиме реального времени. Два
технологических преимущества сделали все это доступным:
открытый доступ - операционная среда, позволяющая автоматически
осуществлять обмен данными между системами управления проектами и другими
типами приложений. Если данные хранятся в базах данных (БД), как это
делается в системах сетевого планирования, открытый доступ может
осуществляться с помощью ODBC;
'клиент-серверная' SQL-архитектура - децентрализованная, гибкая
архитектура, позволяющая множеству пользователей совместно использовать
ресурсы, согласовывать расписания в рамках всего предприятия и приводить
данные проектов в соответствие с другими корпоративными данными.
Эти два преимущества основательно изменили системы управления
проектами и соответственно возможности организации эффективного управления
проектами.
Внедрение единой системы управления проектами в организации, как
правило, требует: стандартизации и взаимной увязки управленческих процессов
и информационных потоков как по стадиям реализации проектов, так и по
уровням принятия решений, интеграции системы управления проектами с другими
корпоративными информационными системами.
Возможности эффективного внедрения системы управления проектами во
многом зависят от возможностей настройки пакета на специфические показатели
конкретных проектов, гибкости средств обмена данными, возможностей
стандартизации управленческой среды и обеспечения групповой работы с
данными проекта.
Microsoft Project 98 и Time Line 6.5 - недорогие пакеты управления
проектами, просты в использовании, доступны для новичков и
непрофессионалов. Содержат базовые возможности, позволяющие осуществлять
достаточно гибкое планирование и управление людскими ресурсами,
поддерживают несложное многопроектное планирование и контроль.
Project 98, как и следовало ожидать, один из лидеров по возможностям
объединения участников проекта средствами электронной почты или интранет.
При описании ресурса для каждого исполнителя может быть указан адрес его
электронной почты. Тогда для рассылки информации о работах по исполнителям
достаточно выполнить команду TeamAssign, а для запроса информации о
состоянии работ - команду TeamStatus. Информация о работах проекта может
сохраняться в формате HTML и публиковаться на внутреннем Web-сервере. Кроме
стандартных форматов файлов Microsoft Project: MPP и MPX, пользователь
теперь может сохранить информацию о проекте в форматах ODBC, Excel и Access
8.0. Формат MPD (Microsoft Project Database) позволяет хранить все данные о
проекте в структуре доступной как из Project 98, так и из Access 8.0.
Что касается Time Line, то система позволяет хранить все данные,
касающиеся проектов организации в единой SQL базе данных. Отдельный модуль
импорта/экспорта позволяет обмениваться данными с другими пакетами УП (MS
Project, Time Line 1.0 for Windows), базами данных (dBASE) и электронными
таблицами. Time Line 6.5 поддерживает стандарты ODBC, OLE 2.0, DDE,
поддерживает макроязык Symantec Basic.
Однако, возможности дешевых систем, к которым относятся MS Project и
Time Line, не позволяют в полной мере реализовать режим
многопользовательской работы с информацией проекта, поскольку не
обеспечивают режим распределенного ввода данных и системы ограничения
доступа к данным.
Open Plan Professional (Welcom Software) - представитель класса
профессиональных систем. Одним из основных отличий системы являются мощные
средства ресурсного и стоимостного планирования, которые позволяют
значительно облегчить задачу нахождения наиболее эффективного распределения
ресурсов и составления их рабочего расписания. Кроме того, пользователями
интегрированной системы управления проектами организации являются как
профессиональные менеджеры, осуществляющие согласование и оптимизацию
планов проектов, анализ рисков, прогнозирование и т.д., так и участники
проектов, выполняющие сбор, уточнение и актуализацию данных, готовящие
отчеты. Если для профессионалов важна мощность и гибкость предоставляемых
системой функций планирования и анализа состояния проектов, то для
остальных пользователей важней простота и прозрачность системы. Только Open
Plan обеспечивает сегодня как полную интеграцию между профессиональной и
'настольной' версиями системы, так и открытость для обмена данными с
внешними приложениями.
Open Plan поставляется в двух вариантах – Professional и Desktop –
каждый из которых отвечает различным потребностям исполнителей, менеджеров
и других участников проекта. Обе версии работают с одной базой данных - нет
необходимости в обмене данными. Совместное использование профессиональной и
'облегченной' версий системы управления проектами позволяет не только
учесть потребности всех групп пользователей, но и значительно снизить
стоимость решения.
Рис. № 3. Схема использования Open Plan.
К основным преимуществам Open Plan относится то, что он может работать
с данными любого профиля, имеющими отношение к жизнедеятельности
предприятия. Программное обеспечение Welcom можно настроить на работу с
разнообразными базами данных благодаря объектно-ориентированной и клиент-
серверной архитектуре. Open Plan обладает прямым доступом к SQL базам
данных. Пользователь может выбрать в каком формате хранить данные по
проектам (в собственном формате Open Plan, в форматах Oracle, SQL Server,
Sybase, xBase).
Open Plan обеспечивает ограничение доступа к данным проекта, позволяя
предоставлять различные права на доступ к определенным данным, делая их
доступными ограниченному кругу лиц и регулируя их совместное использование.
Средство 'Директор управления проектами', встроенное в Open Plan, позволяет
упорядочить применение стандартных элементов проектов и процедур. В Open
Plan предлагается 65 моделей, построенных на базе руководств PMI (Института
Проектного Менеджмента, США), которые можно настроить для создания
документов, отвечающих требованиям C/SCSC и ISO стандартов.
Разработка СУПЕРПРОЕКТА.
Описание СУПЕРПРОЕКТА.
Попробуем составить свой проект, который бы отвечал всем тем
критериям и условиям описанным в первой части моей работы. Для отличия его
от всех остальных назовем его СУПЕРПРОЕКТОМ по приготовлению завтрака.
Несмотря на шутливое название в нем будут включены практически все разделы
настоящего, взрослого проекта.
Цель проекта – приготовить вкусный и питательный завтрак.
Конечный результат – завтрак, вареного яйца, тоста и апельсинового сока.
Критерий успеха – используются минимальные трудовые ресурсы и срок.
Конечный продукт имеет высокое качество (яйцо свежесваренное, тост теплый,
сок холодный).
Задачи – Проект начинается на кухне в 6:00 и завершается в спальне.
Требуется один оператор и обычное кухонное оборудование.
Рисунок 1. Декомпозиция работ по “суперпроекту”
Оценка сроков и ресурсов
На следующем этапе планирования необходимо определить, сколько времени и
ресурсов потребуется для выполнения нашего проекта. У нас будут лишь
примерные данные. Можно сказать, что точность оценок отражает желание
менеджера проекта тратить время и деньги на получение необходимых данных.
Ниже в таблице приводятся оценки затрат труда и времени на выполнение
нашего суперпроекта. Оценки могут показаться щедрыми, но следует учитывать
время дня и состояние оператора.
Таблица 1. Оценка затрат труда и времени на выполнение суперпроекта.
|Работа |Трудозатраты |Время |
| |(человеко-минуты) | |
|Намазать тост маслом |1 |1 |
|Налить апельсиновый сок|1 |1 |
|Сварить яйцо |0 |4 |
|Порезать хлеб |1 |1 |
|Налить в кастрюльку |1 |1 |
|воды | | |
|Вскипятить воду |0 |3 |
|Поджарить хлеб |0 |2 |
|Поставить на поднос |1 |1 |
|тарелки и приборы | | |
|Отнести поднос с |1 |1 |
|завтраком | | |
Вероятностные оценки
Точность оценок зависит от уровня неопределенности проекта.
Неопределенность заставляет пользоваться кривой вероятности. Чем выше риск,
тем шире распределение. Оценки бывают оптимистичными, наиболее вероятными и
пессимистичными.
Рисунок 2. Кривая распределения вероятности
Выявление отношений и зависимостей
Связь работ проекта между собой определяется логикой проекта.
Некоторые действия должны выполняться в определенном порядке. Например, при
строительстве здания сначала закладывается фундамент, затем возводятся
стены, а уж потом кроется крыша. Эти работы имеют зависимое или серийное
взаимоотношение. Другие работы не связаны друг с другом. Строительство бани
не зависит от разбивки огорода. Эти две работы имеют независимые или
параллельные отношения.
В таблице выше перечислены работы нашего суперпроекта. При ближайшем
рассмотрении видно, что одни работы должны следовать за другими. Нельзя
“сварить яйцо”, не “наполнив водой кастрюльку” и не “вскипятив воду”.
Логический анализ перечисленных работ позволяет выявить две
последовательности следования работ друг за другом.
Нарезать хлеб – Поджарить хлеб – Намазать хлеб маслом
Налить воду в кастрюльку – Вскипятить воду – Сварить яйцо
Обе эти последовательности должны быть выполнены до работы “отнести
накрытый поднос в спальню”.
Оставшиеся работы – “налить апельсиновый сок”, “расставить тарелки и
приборы” могут быть выполнены в любое время, при условии, что будут
завершены до выполнения работы “отнести накрытый поднос в спальню”. Теперь
мы можем представить наш суперпроект в следующем виде.
Рисунок 3. Последовательность работ по “суперпроекту”.
Итак, работы изображены в виде блоков времени, длина которых
пропорциональна оценочной продолжительности выполнения работы. Видно, что
всю работу можно выполнить за девять минут.
Некоторые работы имеют запас времени (они называются работами с
резервом времени или плавающими работами). Резерв времени на рисунке
показан пунктирными линиями. Последовательность “Налить воду – вскипятить
воду – сварить яйцо – отнести в спальню” не имеет запаса времени, не может
“плавать” по временной шкале и поэтому называется критическим путем
проекта. Если любая работа этой последовательности продлится дольше
запланированного времени, то сдвинется весь срок выполнения проекта.
Выявление ограничений
После того как сделаны оценки времени и трудозатрат, установлены
взаимоотношения и зависимости, можно переходить к сравнению потребностей
проекта с наличными ресурсами. Существуют два фундаментальных подхода:
Ограничение по ресурсам – при планировании учитываются только имеющиеся в
распоряжении ресурсы. В результате, завершение проекта может сдвинуться по
времени.
Планирование с ограничением по ресурсам используется, когда проектная
организация применяет собственные высокоспециализированные сборочные и
испытательные сооружения.
Ограничение по времени – главный приоритет – завершение проекта точно в
срок. После использования накопленных ресурсов привлекаются дополнительные
“пороговые” ресурсы.
Вернемся к нашему суперпроекту. Какое влияние на наш прекрасный план
оказывают ресурсы?
Рисунок 4. Оценка трудозатрат по “суперпроекту”
Каждая из четырех работ, запланированных в начале, (налить сок,
нарезать хлеб, наполнить водой кастрюльку, накрыть поднос) потребляет
трудовые ресурсы. Из приведенной выше схемы видно(рисунок 4), что у нас
возникает проблема с ресурсами, поскольку, по определению, в нашем
распоряжении находится только один трудовой ресурс, а нам надо бы иметь не
меньше четырех человек.
Однако проблема с трудовыми ресурсами может быть легко решена, если
учесть, что некоторые работы имеют резерв времени и их можно сдвинуть.
Таким образом, у нас получается план, представленный ниже.
Рисунок 5. Оптимизация трудозатрат по “суперпроекту”.
Все, что нам необходимо было сделать, это сдвинуть приготовление тоста
на 1 минуту и использовать время поджаривания хлеба и кипячения воды для
того, чтобы налить в стакан сок и накрыть поднос.
Выбор варианта
Какой же вариант выбрать? Ограниченный по времени или ресурсам? Выбор не
всегда легок, особенно в крупных и сложных проектах. Иной вариант можно
выбрать только с использование специального программного обеспечения.
Если мы еще раз взглянем на наш проект, то увидим, что он не выдерживает
критики с точки зрения “высокого качества”. К тому моменту, когда яйцо
сварится, тост уже остынет. Наш план необходимо оптимизировать, обеспечив,
чтобы к моменту готовности яйца тост оставался горячим. Такой проект
показан на следующем рисунке.
Рисунок 12. Оптимизация “суперпроекта” по качеству
Как мы видим разработка даже такого простого проекта, выливается в
довольно сложную проблему, со множеством данных и операций над ними.
В реальной жизни, разработка проектов например, инвестиционного
требует в сотни раз большего объема вычислений. Требуется не один день, а
то и месяцев для составления и доводки мероприятий, причем целой группой
квалифицированных специалистов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключении хотелось бы отметить, что в мировой практике разработка
проектов основанная на научных методах поставлена на поток. Множество
примеров мы можем увидеть в СМИ. Как уже отмечалось ранее новый
качественный скачек дает применение современных компьютерных систем,
позволяющих автоматизировать не только разработку документации проекта, но
и также производить мониторинг процесса воплощения проекта в жизнь.
Но есть положительные сдвиги в этой отрасли экономической мысли и в
нашей стране. Например на Московском машиностроительном производственном
предприятии «Салют» началось внедрение системы управления проектами.
На Пермском предприятии ОАО «Протон – ПМ» также уже два года
действует новая компьютерная система учета и хранения, а также движения в
производственном цикле узлов. Она уже приносит свои плоды. Увеличилась
эффективность управления производством, она позволяет правильно
рассчитывать срок поступления комплектующих на сборку, т.е. более правильно
и с наибольшей эффективностью устанавливать производственное задание цехам.
Это позволило дополнительно разместить заказ на изготовление и сборку
некоторых узлов для газоперекачивающих установок. Что соответственно
повысило прибыль предприятия.
Понятия проект и управление проектами связаны с необходимостью
управления изменениями. Управление проектами является неотъемлемой частью
повседневной деятельности руководителей разного уровня. Многие руководители
необходимость использования формализованных методов управления проектами
все еще связывают с крупными проектами, такими как запуск межпланетной
станции, разработка нового вида вооружений или строительство атомной
электростанции. Однако, даже в организациях ориентированных на серийное
производство реализация проектов составляет значительную часть
деятельности.
Применение формализованных методов управления проектами позволяет
более обоснованно определять цели инвестиций и оптимально планировать
инвестиционную деятельность, более полно учитывать проектные риски,
оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных
ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать
фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ,
накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных
проектов. Таким образом, система управления проектами является одной из
важнейших компонент всей системы управления организацией.
Идеальной программы для автоматизации управления проектами,
удовлетворяющей всем без исключения требованиям предприятия не существует.
Важным условием правильного выбора системы управления проектами
является понимание того, что именно вы хотите получить от системы и
разделение критичных и второстепенных требований - какие ее возможности вам
необходимы, какая учетная информация. Именно качество внедрения системы
определяет различие между 'хорошим' и 'плохим' пакетом. Внедрение системы
управления проектами должно проводиться поэтапно и быть тщательно
спланировано.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Ресурсы интернет:
1. www.project.narod.ru – управление проектами.
2. www.projectmanagement.ru – управление проектами в России.
3. Webforum.land – форум по управлению проектами в России.
4. Воропаев В. И. Управление проектами в России. М.: Аланс, 1995.
5. Разу М. Л. и др. Модульная программа для менеджеров. Управление
программами и проектами 8. М.: ИНФРА-М, 2000.
